Los que procedemos del mundo financiero empresarial hemos sufrido la complejidad del cálculo de costes y presupuestación para la producción. La cantidad de factores que entran a formar parte de dicho cálculo dificultan enormemente la correcta asignación de costes al producto y, en consecuencia, la correcta estimación de precios y márgenes.
La exigencia de consultas de tablas con las características de cada máquina, la necesidad de repetir los cálculos para todas las máquinas en producción y la adición de todas ellas para hallar el coste global a nivel de explotación hacen de nuestro día a día un particular desafío que tratamos de solventar la automatización y programación, minimizando así el riesgo de error en el cálculo
La asignación de costes indirectos es el gran caballo de batalla de las empresas, en especial de las empresas de producción. Nos encontramos muchas veces que las claves que se vienen utilizando (la mano de obra directa, las horas de utilización de las máquinas, el coste de las ventas, etc.) no son adecuadas en aquellas empresas con procesos de producción modernos y altamente tecnificados. Los costes derivados de la investigación y desarrollo, los costes de diseño, los de comercialización, los costes de calidad, etc, han experimentado un fuerte crecimiento. Además de ser una parte muy significativa del coste de los productos, los costes indirectos de producción presentan las siguientes problemáticas:
- No son proporcionales al volumen de producción ni al volumen de ventas.
- Su peso específico sobre el volumen global de costes de las empresas es cada vez mayor.
- Muchos de estos costes proceden de intangibles.
¿Qué características comparten las empresas que realizan un reparto exhaustivo de los costes indirectos?
Las empresas obligadas a realizar un reparto fidedigno y exhaustivo de los costes indirectos presentan por lo general las siguientes características:
- Son grandes y medianas empresas, mayormente pertenecientes al sector industrial.
- Están organizadas en centros de costes y centros de ingresos.
- Fabrican productos de alta calidad a un coste competitivo y con unos beneficios razonables, y son empresas líderes en el sector.
- Consideran que la contabilidad de costes ha de servir de guía a la dirección en la toma de decisiones. La consideran, por tanto, un instrumento de gestión más que una herramienta para el cálculo de los costes.
- El cálculo de costes es vital para la planificación de la producción y para fijar y comprobar los precios de venta.
¿Qué necesitamos de una aplicación de cálculo de costes y presupuestación?
Nos encontramos con que el origen de estas aplicaciones de presupuestación y de determinación de costes de producto se debe a los desarrollos realizados en empresas que presentan una gran complejidad, debido al amplio número de productos y tipologías fabricados.
Estas herramientas han sido desarrolladas y pensadas para una tipología de cliente industrial, que tiene ya implementado un módulo de producción (normalmente el de un ERP) del que podemos extraer los datos. Así podemos recoger en las aplicaciones todo tipo de costes, tanto directos como indirectos. Se definen nuevos productos, nuevos materiales, nuevas máquinas…
Realizan una determinación analítica de los precios de coste y venta de un producto; descomponen el producto en sus diferentes materiales, procesos, características… realizando una analítica completa del coste en cada una de sus fases y elementos de producción.
¿Para qué debemos utilizar una aplicación de cálculo de costes y presupuestación?
- El uso más evidente: para el cálculo analítico y preciso del coste real del producto.
- Muy importante: debe permitirnos la elaboración de presupuesto en tiempo real, con la sola introducción de los costes asociados.
- Determinación de la rentabilidad obtenida y precio de venta.
- Creación de nuevos productos a través de la vinculación de elementos de otros productos de forma sencilla y amigable. Todos hemos sufrido la complejidad de la incorporación de nuevos productos y materiales al los cálculos y la desazón que provoca el tener que introducir los datos en diferentes módulos, con la consiguiente complejidad que supone y el riesgo de error.
APLICACIÓN DE CÁLCULO DE COSTES Y PRESUPUESTACIÓN
La experiencia de Conasa en la implantación de este tipo de aplicaciones ha permitido desarrollar una herramienta estándar en este campo. Es un add-on que permite un análisis y asignación de costes internos para poder elaborar una oferta competitiva.
¿Cuáles son las principales características y ventajas de esta aplicación de cálculo de costes y presupuestación?
- Versatilidad y flexibilidad de la herramienta a la hora de realizar los estudios de costes.
- Facilidad en el estudio de costes reales (tanto directos como indirectos) de los productos.
- Tecnología estándar, desarrollada en .NET (importantísimo para disminuir cualquier tipo de coste asociado a posteriores desarrollos y adaptaciones de la herramienta).
- Sencillez a la hora de insertar los pedidos antiguos desde el ERP para calcular el coste real de los pedidos y analizar la rentabilidad de cada pedido.
- Análisis automático del coste de un pedido entrante.
- Integración sencilla con cualquier herramienta de Business Intelligence.
- Historicidad: los cálculos de productos a los que introducimos modificaciones permanentes los hace de esa forma sólo a los productos considerados a partir de la introducción de la modificación (modificaciones de materiales, modificaciones de precios…).
- Integración de datos de ERPs, planificadores o SGAs, además de programas más sencillos como Excel o Access.
- El cálculo que tiene por detrás y las expresiones, como una de las grandes ventajas, que permite la creación de fórmulas sencillas y complejas en las expresiones, y permite también mapear la base de datos del cliente y facilitar así su utilización.
Sin duda una herramienta imprescindible para las empresas industriales a la hora de efectuar su cálculo de costes y presupuestación.