Características de una herramienta para automatizar procesos

“El 70% de las organizaciones implementará la automatización de la infraestructura para 2025”, según Computer World.

La automatización de procesos implica el uso de tecnología para realizar tareas que antes requerían el trabajo manual de los seres humanos. Puede mejorar la eficiencia, la calidad y la precisión de las tareas realizadas. No es casualidad que organizaciones de todo el mundo estén adoptando nuevos procesos empresariales digitalizados y avances tecnológicos para implementar soluciones de automatización con las que eliminar tareas rutinarias e incrementar el valor de los resultados obtenidos.

Si quieres conocer los detalles de las herramientas para automatizar procesos, te invitamos a seguir leyendo este artículo.

¿Qué es una herramienta para automatizar procesos?

Es el uso de las tecnologías para hacer que los procesos de negocio sean más eficientes, lo que puede incluir el uso de software para automatizar tareas y robots para realizar tareas repetitivas (RPA), como el empaquetado de un producto; el envío de correos electrónicos o el seguimiento de clientes (CRM); y la automatización de los procesos de fabricación (ERP). En definitiva, la automatización de procesos puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero, así como a mejorar la calidad de los productos y servicios.

Distintas herramientas para automatizar procesos

En este apartado, vamos a conocer algunas de las herramientas de automatización de procesos de venta, de fabricación y de tareas.

• Software CRM (Customer Relationship Management)

Es un sistema que se utiliza para gestionar las relaciones con los clientes. Se trata de una herramienta muy útil para las empresas, ya que permite llevar un control de todas las interacciones que se producen con los clientes, desde el primer contacto hasta la venta y la posventa. De esta forma, se puede ofrecer un mejor servicio y fidelización. Sus principales características son:

• Se centra en la gestión de las relaciones con los clientes.
• Proporciona una visión 360 grados de cada cliente.
• Ayuda a automatizar y mejorar el servicio ofrecido.
• Mejora la eficacia de las campañas de marketing.
• Optimiza recursos desde un único repositorio de datos. 
• Coordinación de procesos y equipos.
• Disponibilidad de información inmediata sobre conversiones, clientes, ROI…
• Modularidad y escalabilidad con amplias posibilidades de configuración.
• Alojamiento a medida.

• Software ERP (Enterprise Resource Planning)

Un ERP es un software de gestión empresarial que integra todos los aspectos de la operación de una empresa, desde la planificación de los recursos y la contabilidad, hasta la gestión de las ventas y el marketing. Estas son sus principales características:

• Está diseñado para integrar y automatizar las principales funciones de una empresa, incluyendo la contabilidad, la gestión de inventario, clientes, proveedores, recursos humanos y proyectos.
• Ofrece una visión global de todas las operaciones de la empresa, lo que permite al usuario tomar decisiones informadas.
• Simplifica y automatiza los procesos de la empresa, ahorrando tiempo y reduciendo costes.
• Facilita la colaboración entre los departamentos de la empresa y permite a los usuarios acceder a la información de manera rápida y sencilla.
• Facilita la creación de una base de datos centralizada de todos los clientes, productos y proveedores.

• RPA (Robotic Process Automation)

Es una tecnología de automatización de procesos de negocio que permite a las empresas automatizar las tareas repetitivas y manuales de sus empleados. RPA se puede configurar para realizar una variedad de tareas, como la captura y el almacenamiento de datos, la creación y el envío de documentos, la realización de cálculos y la ejecución de aplicaciones. A continuación, te mostramos sus principales características:

• Interactúa con aplicaciones y sistemas, ya sean web o de escritorio, así como si lo hiciera una persona.
• Puede realizar tareas de manera autónoma una vez que se le programa para hacerlo, lo que significa que puede trabajar 24/7.
• Es escalable, lo que significa que puede aumentar o disminuir el número de robots en función de las necesidades de la empresa.
• Es flexible, por lo que puede ser configurado para realizar una amplia variedad de tareas.
• Elimina la necesidad de contratar personal adicional para realizar tareas repetitivas y manuales.
• Coordina flujos de trabajo y los integra con decisiones y reglas de negocio.
• Captura datos que facilitan la toma de decisiones.

Antes de implementar una herramienta de automatización de procesos

Es importante que antes de dar el paso de implementar una herramienta de automatización de procesos tengas claros estos puntos:

• Conoce el proceso que deseas automatizar al completo.
• Analiza todos los elementos que puedes eliminar o simplificar.
• Mide los tiempos invertidos en cada una de las tareas.
• Elige una herramienta personalizada que se adapte a tus necesidades específicas. Por ejemplo, para definir un presupuesto.

Todo esto es mucho más fácil cuando cuentas con un equipo experto en soluciones de automatización. En las siguientes líneas, te daremos algunas razones por las que no dudar en el proceso.

¿Por qué automatizar los procesos de tu organización?

Recuerda que la automatización de los procesos de negocio es el nombre con el que se le conoce a la manera de implementar procesos en una empresa a través de la integración de datos y sistemas, la monitorización en tiempo real y el uso de las tecnologías, entre otras actividades.

Cuando automatizas procesos que hasta ahora has venido haciendo de forma manual asegura el ahorro de costes y tiempo, además de brindar mayor eficacia al realizar el trabajo diario. Por eso, cada vez son más las compañías que toman conciencia de la importancia de la automatización y que dan el paso de automatizar para hacer sus procesos más rentables y eficaces. 

Como resultado, reducen los errores en las operaciones, aumenta la velocidad de ejecución, obtienen informes bien documentados, controlan resultados en tiempo real, reducen el uso de papel y facilitan el seguimiento de los resultados de la empresa.

¿Estás considerando automatizar un proceso? ¿Tus empleados invierten demasiado tiempo en desempeñar tareas manuales? ¿Te gustaría hacer las cosas más fáciles, efectivas y eficientes?

En Conasa, podemos ayudarte. ¡Contáctanos sin compromiso!