Tanto Dynamics CRM como Sugar CRM son dos de las herramientas de gestión de clientes más utilizadas en la pequeña y mediana empresa. Siempre se nos plantean unas dudas similares a la hora de recomendar una u otra herramienta, por lo que vamos a intentar aportar algo de luz basándonos principalmente en las posibilidades de la herramienta y la experiencia de usuario.
Microsoft procedió a la reestructuración de su Dynamics CRM en el año 2015. Actualmente dispone de una cuota total de mercado del 7% -según Forbes– y supera a SugarCRM en ventas, que suponía una gran amenaza en ese momento.
La comparación general de Dynamics CRM con SugarCRM viene siendo común debido a la flexibilidad que caracteriza al segundo. Pese a la integración de Dynamics con otros productos de Microsoft como Office 365 –especialmente con Outlook, por supuesto-, Sugar ofrece una gran diversidad de complementos de integración de terceros (API).
El cliente promedio de Dynamics es de mayor tamaño que el de SugarCRM (39 por ciento de los usuarios del mercado medio según G2Source), pero es un sistema más escalable en cuanto a funcionalidades.
En lo que respecta a la parte gráfica, Microsoft se ha esmerado en los últimos años en la mejora de la interfaz de usuario y en los cuadros de mando, haciendo de la experiencia de usuario una de sus puntas de lanza.
La última versión del producto ha recibido numerosos elogios por la mejora de la navegación en los browsers “no Internet Explorer” y su interfaz de usuario. Además de valorar positivamente los entornos de pruebas proporcionados por el fabricante, en comparación con otros CRMs.
Lo que más nos gusta de SugarCRM es que nos proporciona una herramienta con un escalado ilimitado y numerosas opciones de customización.
Dispone de numerosas automatizaciones a nivel de marketing e integraciones con las herramientas de correo electrónico que ayudan a modelar la herramienta al nivel requerido por cualquier empresa.
En comparación con Dynamics CRM, Sugar es más económico. El cuadro de mando de Microsoft Dynamics es gráficamente similar a SugarCRM, y ambos permiten la personalización de dashlets.
Los paneles de control de Microsoft han sufrido numerosas modificaciones, desde su versión inicial de 2011, en aras de una mejora de la interfaz de usuario. Podemos utilizar tanto un gráfico como un recurso web para su visualización en Dynamics CRM.
Permite utilizar nuestro diseñador de gráficos, muy similar al que disponemos en excel, con una capacidad de personalización muy alta. Al igual que Sugar, permite crear paneles de control de toda la empresa, así como paneles de control de usuario.
Las mayores pegas que nos encontramos a la hora de optar por Dynamics CRM (y que no consideramos relevantes) son a nivel de formación/aprendizaje de la herramienta. La curva de aprendizaje es algo superior a SugarCRM y, si los usuarios no tienen experiencia en el manejo de Excel, la creación de informes y paneles de control puede resultar algo complicada.
Hay que considerar también que el hecho de que Sugar sea una herramienta abierta al mercado de desarrolladores, hace que dispongamos de más plugins a la hora de elaborar un dashboard más adaptado a las necesidades del usuario.
Ya desde sus inicios, SugarCRM ha apostado fuertemente por una interfaz de usuario descriptiva y muy orientada a la experiencia de usuario. “Beautiful on Mobile, Embracing the Cloud” (Hermosa en móviles, abrazando la nube) fue una de las frases utilizadas por Sugar para promocionar su nuevo look 3.0. Por ejemplo, podemos crear un Dashlet extremadamente personalizable y que puede agrupar datos de todo tipo de fuentes (de forma más amigable que Microsoft).
En el reverso tenebroso: no se pueden mostrar datos tabulados de dos módulos separados en tableros de control de Sugar sin personalización. Los datos tabulados (datos de tipo hoja de cálculo) no son gráficos, tienen formato de hoja de cálculo. Sólo puede mostrar datos tabulares pertenecientes a un módulo (contactos, cuentas..) en un panel.
Según G2Source, existe un 155% de incremento en el tiempo dedicado a desarrollos específicos Microsoft Dynamics CRM en comparación con Sugar. Aunque, obviamente, las primeras instalaciones de CRMs pueden implementarse mucho más rápido debido a la ausencia de datos a migrar.
En este punto nos vamos a centrar en dos aspectos: los tiempos y las opciones (On-Premise y Suscripción).
Uno de los aspectos importantes a la hora de instalar una plataforma de gestión en nuestras empresas es el tiempo y esfuerzo que debemos dedicar a la implementación de la herramienta. Todos tenemos en mente los quebraderos de cabeza que supone implementar un ERP o un sistema de gestión documental y, a los que nos ha tocado de cerca, el “go live” nos parece un argumento importante.
En el caso de los CRMs estamos hablando de un periodo de tiempo que nada tiene que ver con los ERPs o los Sharepoints de turno:
ESTIMACIÓN EN MESES DYNAMICS CRM: 2.3
ESTIMACIÓN EN MESES SUGARCRM: 0.9
Debido a que Sugar es un sistema bastante ligero, el tiempo de implementación es mucho menor que Dynamics. Para este último podría requerirse una persona de IT a tiempo completo en la implementación.
Ambas plataformas presentan la opción On-Premise (instalación y gestión en los servidores del cliente) y Cloud (instalación y gestión en los servidores del proveedor o del fabricante).
En el caso de Microsoft Dynamics, el 53% de las instalaciones han sido implementadas bajo el modelo On-premise. Los clientes de SugarCRM, sin embargo, han optado mayoritariamente por el modelo Cloud, con sólo un 44% del total de las instalaciones On Premise, según los datos de G2Source.
¿Cuál parece ser la causa? Hay un hecho muy importante a tener en cuenta: SugarCRM tiene una versión gratuita en la nube (Sugar CE, utilizada por el 35 por ciento de su base de usuarios). Sin embargo, esta versión ha sido descatalogada ya por el fabricante y no va a ser actualizada, por lo que va a quedar obsoleta en 3-4 años. Habrá que ir migrando a la versión Cloud de Pago.
En el próximo post, continuaremos con esta comparativa entre ambos CRMs, centrándonos en las propias opiniones de los usuarios ¡Os espero en la próxima entrega!