¿Qué tipo de empresas usan un ERP y por qué migrar a una nueva versión?

Ya cuento con un software ERP, pero me gustaría seguir mejorando algunos puntos clave de la gestión empresarial. ¿Es necesario para mi sector?

Si lo estás considerando, posiblemente, la respuesta sea SÍ, pero no te anticipes. Queremos hablarte de los sectores que más implementan ERP en una empresa, de las necesidades que les llevan a tomar esta decisión, y de por qué plantearse la migración hacia nuevas versiones o partners. En realidad, cualquier compañía podría beneficiarse de esta herramienta de gestión, independientemente de su tamaño o actividad. 

Entonces, ¿qué empresas deberían plantearse la implementación ERP y su migración hacia una nueva versión?

Veamos…

4 tipos de empresas que usan ERP (y no son los que piensas)

¿Qué empresas deberían utilizar un ERP? La respuesta ideal sería TODAS. Te aseguramos que cualquier negocio con un tamaño medio o grande agradecería contar con un software de gestión. De hecho, la mayoría ya cuenta con programas de gestión empresarial. ¿Es suficiente? No siempre, dado que las necesidades de las empresas y clientes siguen cambiando, las tecnologías evolucionan y las compañías aumentan su tamaño.

Sectores que usan ERP (Enterprise Resource Planning):

1. Fábricas. Son el lugar donde se elaboran y obtienen determinados productos. Unos zapatos, por ejemplo. O unas maderas, zumos y chocolates, porque el ERP es aplicable a la fabricación de cualquier producto. La principal razón es que esta herramienta facilita los procesos de producción, la productividad y la comunicación entre departamentos (compras, finanzas, producción, recursos humanos, ventas, etc.).
2. Comercio al por mayor y al por menor. ¿Lo habías imaginado? Teniendo en cuenta que el comercio gestiona numerosos procesos donde intervienen los datos —cobros, ventas, inventarios, envíos, clientes— el sector es muy sensible a sufrir errores costosos. Gracias al software de gestión, es posible tener el control absoluto de los procesos. 
3. Constructoras. La incorporación de la tecnología a las empresas de construcción están optimizando toda la gestión. Las constructoras realizan muchas más tareas más allá de construir. Por ejemplo: la planificación estratégica de un proyecto, una tarea para la que se necesita reunir información y hacer previsiones. El ERP permite habilitar mejoras en los controles de la construcción, coordinar la automatización y reducir costes.
4. Empresas de servicios. Sectores como el de la electricidad, las comunicaciones, el transporte de mercancías, el agua o el gas están incluidos en este tipo de empresas. Sus requisitos pueden ser muy variados, ya que un ERP favorece la gestión del tiempo, la ejecución de proyectos, el uso de recursos y un largo etcétera.

Si quieres que tu empresa crezca, el ERP puede ser la alternativa que estás buscando. 

¿Qué puedo hacer si mi empresa ya cuenta con un software de gestión empresarial?

Es simple: EVOLUCIONAR. Prueba del cambio y de la evolución de las tecnologías y las necesidades está siendo la migración del tradicional SAP R3 a SAP HANA, que va a suponer un tremendo esfuerzo para las empresas. Sin embargo, se avecinan algunas recompensas, como la integración más sencilla en el mundo del IoT Industrial.

Es el claro ejemplo de un apagón que llega para hacer brillar la gestión empresarial de las empresas, por contradictorio que parezca. SAP HANA se adapta al contexto y el objetivo de la migración es promover su gestor de datos para que las empresas dejen de operar con distintas bases de datos de otras compañías.

¿Cómo es el antes y el después de una empresa que instala un ERP?

Un dato curioso, ¿sabías que en sus inicios el software ERP se diseñó para empresas que trabajaban con productos y no con personas?

Un ERP no es cosa de unos pocos, es la base de la gestión eficiente de todas las empresas en la actualidad. Cuando lo implementas, todo cambia:

• Mejora la toma de decisiones gracias a la unificación de la información.
• Evitan duplicidades en las operaciones y los registros gracias al acceso en tiempo real.
• Aporta escalabilidad y diseño modular para que cada empresa pueda contratar únicamente los elementos que necesita en un determinado momento.
• Aumenta la seguridad de la información, ya que controla los accesos y las autorizaciones.
• Mayor control y trazabilidad, lo que permite controlar el tránsito del producto por toda la cadena de valor y recoger los datos de la actividad de la empresa.
• Mejora la rentabilidad a largo plazo y los beneficios. El cambio es llevado a cabo por líderes en sistema de gestión empresarial. 
• Agrega a los clientes y a los proveedores a la propia cadena de valor.

¿Cómo convertir algo complejo en algo sencillo con un solo clic? O mejor dicho, ¿cómo acceder a la información de la empresa en unos pocos segundos? 

El antes del ERP en una empresa…

Imagina una fábrica de zapatos tradicional que lleva décadas produciendo botas de agua, por un lado, y calzado de protección, por otro. Los primeros se fabrican en una línea de producción fija y bajo stock. Pueden ser personalizados y se distribuyen a 10 cadenas con demanda estable. Los segundos se fabrican en una línea de producción que funciona bajo pedido y es totalmente artesanal. Requieren días de preparación, embalaje especial y transporte especializado.

La fábrica cuenta con un equipo de 50 personas, entre administración, fabricación, contables, comerciales y dirección. Hasta aquí, todo claro. Cuando un cliente hace un pedido a la fábrica, tiene dos opciones: descargar un formulario de la web y enviarlo por fax, o hacer una llamada telefónica. Cuando la empresa recibe el fax, se lleva al departamento financiero para escanearlo y enviar la orden a fábrica. Allí se comprueba el tipo de pedido y se comunica al departamento correspondiente la fecha de emisión para preparar la factura y la entrega. Finalmente, el departamento comercial comunica la fecha de entrega al cliente y se confirma el pedido. En definitiva, todo un laberinto comunicacional. ¡Hasta que suena la alarma!

Llegados a este punto, la empresa decide buscar una solución de gestión empresarial, por lo que empieza a barajar distintos proveedores. Finalmente, decide implementar una solución de software ERP para hacer todo en un solo clic.

Y ahora…

• El cliente solicita su pedido a través de la web de la fábrica.
• Elige entre las posibilidades de personalización.
• La propia web le indica fecha de entrega, confirmación y factura.
• Con estos datos, el departamento financiero conoce directamente la información.
• Al mismo tiempo, el área de producción tiene todo lo necesario para conocer el estado del pedido y comenzar su producción.
• Mientras, el departamento comercial controla cada venta e identifica las oportunidades de nuevos negocios.
• La comunicación es ágil, fluida y sin intermediarios. 

“Gestionar bien no es otra cosa que dar el mejor de los usos a unos recursos que son escasos y siempre tendrán usos alternativos” - Ana Cabezas

¿Mantenerse, migrar o cambiar de partner? Conclusiones 

Todo depende de las necesidades y las circunstancias de cada empresa. En Conasa, estamos convencidos de que los negocios evolucionan en línea con las preferencias, procesos y comportamientos de los compradores. Como tal, se producen modificaciones en los procesos de cada departamento para facilitar el funcionamiento de la empresa. 

Muchas veces, creemos necesitar un cambio que no nos atrevemos a enfrentar, como es el caso de muchas compañías que trabajan con ERP obsoletos, o que simplemente ya no se adaptan 100% a sus necesidades. Sin embargo, la falta de tiempo, el miedo a lo desconocido, el no tener una certeza absoluta de lo que se obtendrá y la falta de dinero son los principales motivos por los que las empresas no terminan de dar el salto a un nuevo software de gestión o a cambiar de partner.

¿Es este tu caso? ¿Has pensado en todo lo que podrías ganar? Piensa en los servicios que ofrece otro partner y de los que carece el actual, si existe un bajo nivel de especialización en el sector, si la documentación es obsoleta, si existe inestabilidad económica, falta de comunicación entre tu empresa y el partner, etc. 

¡Te ayudará a salir de dudas!