Un sistema CRM correctamente implementado es una herramienta enormemente útil que todo equipo de ventas debería plantearse utilizar. Es un software que realiza un seguimiento de cada interacción que tenemos con clientes potenciales y clientes establecidos.
Debemos tener en cuenta las siguientes propiedades de uso de la herramienta, que nos permitirá ahorrar tiempo y dinero gracias a una gestión mucho más amena y sencilla, y lograr así que nuestros equipos de ventas se dediquen a lo que tienen que dedicarse: vender.
El CRM es una base de datos centralizada
Aquí es donde tendremos toda nuestra información sobre las oportunidades generadas por nuestros equipos de marketing y ventas. Esto debe evitarnos la búsqueda de datos de nuestros clientes en otros sistemas de archivo. Y nos ahorrará mucho tiempo.
Podemos incluir el historial de interacción “pre-venta” con nuestras oportunidades
Algunas soluciones de CRM permiten incluir las interacciones realizadas antes de la venta a clientes, como acercamientos vía herramientas de marketing, por ejemplo.
Estas labores de “pre-venta” son extremadamente útiles a la hora de establecer los primeros contactos con los clientes potenciales, ya que nos permiten afinar la información concerniente (saber si se han interesado más por un producto u otro, si nos han conocido en un evento concreto…)
Gestión de equipos
Nuestra herramienta de clientes nos ofrece la posibilidad de realizar una planificación y seguimiento de las actividades del equipo de forma más sencilla y organizada.
La gestión de la relación con los clientes permite ver qué miembros tienen un buen rendimiento y cuáles necesitan ayuda. La creación de informes de ventas detallados nos permitiría simplificar el cálculo de bonificaciones, evitando errores, descuidos y retrasos.
Permite la automatización de entrada de datos
Efectivamente, una buena integración con nuestras herramientas de correo, calendario, etc. nos permitirá automatizar el proceso de actualización de acciones. Quedarán registrados de forma automática nuestros “movimientos” con clientes: emails, llamadas, reuniones… de forma que no tendremos que estar alimentando continuamente el sistema y ahorraremos mucho tiempo de labores administrativas.
Tracking de todas nuestras interacciones de ventas
Nuestro CRM puede y debe proporcionarnos la información de algo tan básico como saber si es demasiado pronto o demasiado tarde para llamar al contacto de una de nuestras oportunidades, o si hemos enviado algún recurso de preventa. Ese tracking nos ayuda sobremanera a programar nuestras interacciones con el cliente.
Comunicación eficiente
La asignación de leads siempre es un proceso complicado que depende más de la eficiencia/tiempo del responsable comercial. La comunicación de las asignaciones a menudo se retrasa porque van quedando en espera, con la consecuente pérdida de capacidad de reacción.
Como ya hemos expresado en artículos anteriores, podemos crear una serie de criterios para la distribución de leads ¿Criterios de territorialidad? ¿Criterios de competencias o expertise? Y una vez satisfechos con la distribución planificada, utilizar nuestro CRM para hacerlo de forma rápida, en cuestión de clics.
Ahorramos tiempo y dinero, no lo olvidemos
Parece algo muy obvio, pero vamos a remarcar todas las tareas que nos vamos ahorrando al utilizar un CRM:
- Emails: correos mal archivados en carpetas, copias de seguridad de pst para reducir el tamaño, palabras clave que no recordamos… encontrar documentación en el email es tedioso y “time-consuming”. El CRM almacena la información y sus criterios de búsqueda nos ayudan a no perder tiempo
- Información sobre leads/clientes: muchas veces, la entrada de datos en CRMs antiguos o en nuestro sistema de información -habitualmente una hoja Excel– es tan tediosa/compleja/no usable que omitimos información importante de nuestros leads o clientes.
- Información en movilidad: no nos engañemos. Si el equipo de ventas tiene que vender, tiene que visitar y tiene que gestionar clientes, debe pasar una buena parte del tiempo fuera de la oficina y va a necesitar información en sus dispositivos móviles. Es clave todo el apartado de movilidad que ofrecen los
Predicciones y estimaciones
Una gran ayuda a la hora de realizar estimaciones de proyectos e ingresos a medio plazo. Hay que tener en cuenta que, si somos precisos a la hora de actualizar nuestros leads/oportunidades/proyectos/pedidos los CRMs, pueden realizar asignaciones de pesos específicos y, por lo tanto, predicciones de realización de proyectos y flujos de ingresos. Y la visualización ha mejorado enormemente, proporcionando cuadros de control a la dirección.
