Una de las dudas que nos plantean muchas veces nuestros clientes es qué es un software ERP, para qué puede servir a sus negocios. Y es que en el mundo de la empresa, y especialmente en lo referente a tecnología, a menudo se utilizan expresiones que no siempre tenemos claro qué significan. En este caso podemos tener una idea aproximada del significado del término ERP, pero ¿Sabemos exactamente las características completas del mismo, y cómo puede ayudar en el funcionamiento diario de nuestra empresa?
Si buscamos en Internet, encontraremos mucha información sobre el término ERP, que por sus siglas en inglés es ENTERPRISE RESOURCE PLANNING. Tanta que incluso nos puede dificultar tener la visión global de este tipo de software. Así que desde Conasa hemos considerado hacer un artículo a modo de resumen para ayudarte a entender qué es un software ERP, si no lo tienes demasiado claro. Esperemos que con esta pequeña guía en dos breves entregas puedas entender el alcance y, sobre todo, las ventajas, de adoptar un sistema de gestión como éste.
El ciclo de vida de una empresa incluye ir superando etapas, conforme el negocio crece y se expande. Este crecimiento supone más clientes y más facturación, lo cual es algo que todas las empresas, por definición, buscan. Pero también una mayor complejidad en los distintos procesos de negocio. Si en un primer estadio una misma persona puede encargarse de diferentes tareas y tener toda la información necesaria almacenada en la cabeza, conforme pasa el tiempo irán llegando nuevos empleados a la empresa, y ésta se irá estructurando en distintos departamentos, a veces demasiado independientes entre sí. Por no mencionar que la empresa pueda abrir otras sedes distintas a la principal, con lo que la complejidad aumenta aún en mayor grado.
Llegados a ese punto no es raro encontrar un funcionamiento casi autónomo en cada proceso del modelo de negocio, y un software distinto para cada uno de estos procesos. Es más, los programas utilizados para la gestión de la empresa normalmente no están conectados entre sí, por lo cual hay tareas que sufren duplicidades, como puede ser el caso de la gestión de las ventas por un lado y del almacén por otro. Así, cuando se produzca una venta el departamento comercial probablemente registre esta operación en su software y pase de alguna manera la información al encargado del almacén, quien también tendrá que gestionar esa información por su cuenta, a través del sistema que emplee a su vez.
¿No sería mejor que en el mismo proceso de venta esa información llegara automáticamente al encargado del almacén? Más aún, ¿no sería mucho más útil que el inventario se actualizara automáticamente al generarse una venta?
Todos los procesos que tienen lugar en la empresa, desde la organización del almacén y los pedidos hasta los recursos humanos o la relación con los clientes, pueden gestionarse a través de un software modular e integrado. Eso es una solución ERP. Es una herramienta que integra todos estos procesos en un sistema complejo pero flexible que permite no sólo compartir información a lo largo de la organización de la empresa, sino también ser más ágiles y eficientes al conducir de mejor manera todos estos procesos.
Asumiendo que el crecimiento del negocio y su complejidad creciente necesita de un hilo conductor que unifique y coordine todas las operaciones y departamentos, abordamos ahora otro aspecto muy importante de un software ERP.
Ventajas de utilizar un software ERP
Cuando el software se implementa en la organización empresarial, los distintos departamentos o áreas de la empresa pueden acceder a la información compartida entre ellos, y, lo que es igualmente importante, en tiempo real. La empresa puede así analizar la rentabilidad de las distintas operaciones y el rendimiento de todos sus procesos en cualquier momento.
Ya sólo por esto el uso de un software ERP será una tabla de salvación en muchos negocios que han crecido de una manera en la que la información procedente de algunas áreas puede haberse descontrolado, y así minimizar la dependencia del conocimiento individual acumulado por distintas personas o departamentos.
Pero un software ERP no sólo se ocupa de gestionar la información, sino también, gracias a este mayor control de la misma, de automatizar procesos y tareas relacionados con las funciones operativas y productivas de la empresa, que normalmente no aportan ningún valor. En comparación con el escenario que visitábamos anteriormente, en el que los distintos departamentos de la empresa funcionaban de manera independiente, resultando en un difícil acceso a la información entre ellos, o la duplicidad de tareas, gracias a un software ERP podemos evitar muchos problemas de logística y gestión de las empresas.
Un software ERP ayuda a la empresa en la automatización de procesos, soluciona problemas de gestión, y permite una toma de decisiones más ágil y eficiente.
A modo de conclusión, podríamos decir que el ERP es un software que pone el foco en el negocio mediante la recopilación, almacenamiento, gestión, e interpretación de la información procedente de los distintos departamentos de la empresa. Su utilización es transversal, integrando áreas clave de la organización empresarial. Entre estas áreas se encuentran los distintos departamentos de gestión de clientes, compras, producción, inventario, logística, ventas, contabilidad, finanzas, recursos humanos, gestión de proyectos y otros servicios. Y se mejoran así los distintos procesos de la empresa, a través del flujo de información que recorre las distintas funciones del negocio.
Y ahora que ya sabes qué es un software ERP, ¿cómo saber si tu empresa lo necesita?
En la próxima entrega de esta serie de artículos sobre ERP abordaremos esta temática, para ayudarte a tomar la decisión de implantar este software.
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