Cómo llevar a cabo una gestión de proyectos eficaz

¿Tu empresa tiene dificultades para planificar y controlar los proyectos que tiene en marcha? ¿Se producen a menudo costes imprevistos que desembocan en otros problemas? ¿Tienes dificultades para hacer seguimiento y asignar nuevas tareas a sus responsables?

Los proyectos son una parte fundamental de cualquier empresa. Ayudan a fijar objetivos globales, desarrollar estrategias, tener una visión del conjunto de tareas, maximizar sinergias, aumentar la productividad y lograr resultados.

En definitiva, son eso que todas las empresas necesitan para escalar. Por eso, en este artículo explicamos cuáles son los principales problemas de las organizaciones en la gestión de proyectos y cómo evitarlos con una gestión eficaz.

Sigue leyendo, te lo contamos en las siguientes líneas.

 

¿Qué entendemos por gestión de proyectos?

Es mucho más que un dossier y varía en función de cada empresa o departamento. Un proyecto puede ser muchas cosas diferentes: lanzamiento de nuevos productos, un trabajo colaborativo con otros departamentos, gestión de actas, etc.

En definitiva, gestionar proyectos es gestionar ideas o tareas que piensas hacer y para las que estableces una forma determinada, un conjunto de medios y una serie de procesos. Son fundamentales para los resultados de la empresa, pero ¿por qué fallan? Vamos a descubrirlo.

 

¿Problemas con la gestión de proyectos? Conoce los errores más frecuentes 

El primer paso para mejorar la gestión en tu compañía es saber qué está fallando. Presta mucha atención a los errores comunes que explicamos a continuación:

  • Mala planificación de los recursos 

Los recursos de tu empresa son esenciales, pero también son limitados. Gestionarlos correctamente es fundamental para garantizar el éxito de la tarea y la satisfacción del cliente. Cuando los responsables de las tareas no logran ver el panorama general, tienen dificultades para identificar los cuellos de botella o no disponen de las herramientas necesarias para hacer un reporte completo de la actividad, el proyecto falla. Por eso, fíjate en la carga de trabajo de cada miembro del equipo y comprueba la disponibilidad de recursos.

  • Falta de visibilidad

La visión limitada de las tareas genera caos: dificulta la medición de resultados, reduce la productividad, influye negativamente en la motivación de los empleados, reduce la alineación con los clientes y da lugar a la confusión de responsabilidades. Tener disponible la información del proyecto en todo momento es fundamental para evitar imprevistos y garantizar su entrega en el plazo fijado.

  • Flujos de trabajo ineficientes

La productividad se reduce cuando la carga de trabajo se dispara. Pero también se reduce cuando los procedimientos no son claros. De pronto, los empleados finalizan sus tareas, pero no disponen de una plataforma común para compartirla con el resto del equipo. Estos flujos de trabajo ineficientes impactan en el proyecto de forma negativa.

  • Falta de un plan de gestión de riesgos

Conocer todo lo que puede salir mal en un proyecto nos permite tomar mejores decisiones y estar preparados para afrontar cualquier problema. Los riesgos están ahí. Pero hay que saber gestionarlos con eficacia. Y para ello, es importante disponer de un plan de gestión que nos permita anticiparnos.

Un proyecto puede fallar por muchos motivos. Sea grande, pequeño o mediano, tiene factores que pueden derribar toda la iniciativa. Afortunadamente, existen herramientas flexibles que permiten llevar a cabo una gestión de tareas eficaz.

 

10 características de una herramienta de gestión de proyectos exitosa

Conoces los errores más comunes. Sabes qué es la gestión de proyectos. Entonces ¿cuáles son las características que debería tener una herramienta de gestión eficaz?

Toma nota:

  1. Capacidad para organizar tareas.
  2. Mostrar horas realizadas y pendientes para cada tarea.
  3. Ofrecer reportes completos de la actividad en base al seguimiento, los recursos y la carga media por empleado.
  4. Integrarse fácilmente con el resto de sistemas existentes en la empresa.
  5. Aprobar consumos realizados.
  6. Identificar cuellos de botella.
  7. Disponer de un tablero Kanban con el que visualizar el proceso y garantizar una gestión incremental y flexible.
  8. Usar recursos disponibles para el proyecto.
  9. Calcular la ruta crítica de la actividad.
  10. Gestionar tareas planificables y asignar a grupos técnicos las no planificables.

Por tanto, un buen gestor debe ser completo y permitir la planificación, el reporte y el seguimiento de tareas. 

 

Seguimiento de proyectos en metodologías en cascada y agile

Hacer seguimiento en cualquiera de estas dos metodologías es la parte más complicada del proceso. No te pierdas los detalles:

  • Metodologías en cascada

Por un lado, las herramientas de gestión de proyectos en cascada permiten organizar el trabajo en equipo de forma eficiente, ya que establecen una secuencia lógica en la que cada tarea debe ser realizada antes de pasar a la siguiente. De esta forma, se minimiza el riesgo de que alguna tarea no se lleve a cabo o se retrase, lo que puede dar lugar a problemas en el desarrollo del plan. Las herramientas más utilizadas son: el diagrama de flujo y el diagrama de Gantt. Ambos permiten visualizar de forma clara y sencilla la secuencia de tareas a realizar y el tiempo que se requiere para completarlas.

  • Metodologías agile

Por otro lado, las metodologías ágiles son un conjunto de principios y prácticas que se utilizan para gestionar todo tipo de tareas, aunque se utiliza especialmente en el desarrollo de software. Se caracterizan por la gestión incremental y flexible (permite adaptarse a los cambios), el trabajo en equipo y la colaboración, el foco en el cliente y en el valor que aporta el proyecto. Las principales metodologías ágiles son: Scrum, Kanban, Extreme Programming (XP), Lean Software Development, Crystal y Dynamic Systems Development Method (DSDM).

 

Clasificación de las herramientas de gestión de proyectos empresariales 

Se pueden clasificar en tres categorías: 

  1. Herramientas de planificación: se utilizan para planificar. Es decir, para definir los objetivos y las metas, así como el plan de acción para alcanzarlos. Ejemplo: Microsoft Project (MSP).
  2. Herramientas de organización: se utilizan para organizar. Es decir, para definir las tareas y responsabilidades de cada miembro del equipo, así como el flujo de trabajo. Ejemplo: Evernote.
  3. Herramientas de control: se utilizan para controlar. Es decir, para verificar que se están cumpliendo los objetivos y metas marcados, así como los plazos y el presupuesto. Ejemplo: Primavera P6 EPPM (Oracle).

¿Y si te dijéramos que las funciones de planificación, organización y control pueden integrarse en una sola plataforma? Sigue leyendo, estás a punto de finalizar este post.

 

Gestión eficaz en conclusión

¿Por qué fracasan tus proyectos?

A veces, una tarea que empieza con buen pie acaba perdiendo el rumbo. En otras ocasiones, cometemos los errores que hemos mencionado anteriormente desde el principio. Porque lo que no se puede ver, no se puede planificar. 

Gestionar proyectos de manera eficaz requiere herramientas ágiles, seguimiento automático y ahorro de costes. Y lo más importante: aporta tranquilidad.

Sin embargo, el auge de las nuevas tecnologías y la constante evolución de la informática han hecho que muchos negocios no tengan el sistema de gestión que realmente necesitan. 

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