Conoce tus procesos y simplifica

Recientemente acudí a un evento en el que se habló de los principales retos a los que nos enfrentamos las organizaciones en un mundo en el que tenemos a nuestro alcance multitud de herramientas que nos ayudan en el día a día y en el que ya hemos interiorizado la necesidad de integrar todos los procesos de nuestra organización, de manera que los flujos definidos sean lo más óptimos posible.

Uno de los retos que ya hemos identificado es la necesidad de poner toda la información disponible al servicio de la empresa para una mejor toma de decisiones y un aumento de la productividad, de manera que esto nos ayude a capear las situaciones a las que nos hemos tenido que enfrentar y aquellas que vendrán.

En una reciente encuesta encontramos que las preocupaciones más acuciantes de las empresas son:

• Administración del conocimiento: 62%
• Evitar problemas legales, de seguridad y conservación documental: 55%
• Productividad y aumento del rendimiento de los procesos y flujos: 55%
• Servicio al cliente
• Disminución de los costes de la oficina (almacenamiento, consumo eléctrico, etc)

Pero ¿Cómo se consigue dar una solución a estas preocupaciones? La respuesta es fácil. Mediante sistemas integrados que nos den la información óptima y eviten duplicidad, aportando coherencia a la información que se maneja.

La importancia de la información

Dicho así parece lógico e incluso sencillo. La importancia de la información que manejamos en nuestras organizaciones y la necesidad de integrarla y organizarla para dar respuesta a nuestras necesidades y a la resolución de cuellos de botella de nuestros procesos, nos permiten que ese conocimiento que se encuentra en distintos silos de la empresa, personas o departamentos, pueda ser integrado y visto desde distintas perspectivas, dando respuesta en cada caso a las preguntas que pueden presentarse en cada rol de la organización.

¿Si los datos están, por qué nos cuesta horas cada semana la realización de complicadísimas hojas de Excel que solo entiende como realizarlas una persona de la organización y en la que invierte un buen número de horas?

Las herramientas que nos permiten integrar nuestra información están ahí. Muchas veces mucho más cerca de lo que pensamos. ¿Cuánto mejora la rentabilidad de una organización cuando es capaz de conocer los costes de producción de cada producto y puede compararlos con los costes de venta y obtener los márgenes de beneficios derivados de cada producto, de manera que se puedan definir políticas de descuentos o promociones en función de esa información? ¿O no es interesante definir cuanto material debo solicitar y puedo preparar en función de los pedidos que tengo, el stock, los tiempos de máquina necesario, de operario, la lista de materiales y los tiempos de picking, packing y load de cada producto?

¿Por dónde empezar?

Una base importante para empezar a pensar en las soluciones pasa por simplificar nuestros procesos.

Actualmente, los costes derivados del almacenamiento de la información y del procesamiento han bajado de una manera más que sustancial. ¿Os acordáis de cuando se necesitaban salas y más salas para poder ubicar los servidores? Por no hablar del coste de cada uno de ellos.

Además, junto con el aumento de la velocidad de las comunicaciones, ya hemos conseguido simplificar gran parte de la infraestructura necesaria para poder analizar los datos, si además añadimos las soluciones de análisis de datos que nos permiten simulaciones, respuestas a preguntas que antes no era posible obtener, esto nos lleva a una mejora de los procesos productivos de la organización que nos permitirá cumplir la máxima de simplicidad para ayudarnos a resolver las cuestiones antes planteadas.

No lo dudes. Simplifica tus procesos analizando tu información.