15 consejos para hacer una buena gestión documental con Microsoft

Organizar la información, almacenar los datos, facilitar su acceso y permitir compartirlos de manera eficiente son tareas propias de la gestión documental. La cantidad de documentos operativos y administrativos en las empresas se ha disparado notablemente en las últimas décadas, lo que dificulta la búsqueda y afecta a la eficiencia y la productividad de los empleados. 

Sin embargo, la gestión adecuada de documentos ayuda a proteger la información y los datos de una empresa. Los documentos pueden incluir información confidencial, como los números de seguridad social de los empleados o los números de cuenta bancaria. Si estos se pierden o caen en manos equivocadas, podrían utilizarse para hacer fraude o robar dinero. 

Como respuesta a estos inconvenientes, nacen las herramientas de gestión documental de Microsoft, algo de lo que hablaremos con todo lujo de detalles en las siguientes líneas. Si estás pensando en dar un paso más allá en la gestión de tus documentos, quédate.

 

¿Qué es la gestión documental?

Es el proceso de administrar los documentos de una empresa, desde su creación hasta su eliminación. Se encarga de la indexación, el almacenamiento, la recuperación y la gestión de los documentos electrónicos y físicos de una empresa.

Compañías como Microsoft permiten a los usuarios crear, editar, organizar y buscar documentos de forma rápida y eficiente. Sin embargo, la gestión documental puede convertirse en un arduo trabajo si no seguimos un método, perdemos demasiado tiempo registrando cada uno de los documentos o existe incompatibilidad entre los distintos formatos.

Al final, las dificultades afectan a la mala organización de los documentos y a la recuperación de los mismos. Los sistemas y aplicaciones de gestión documental nos permiten evitar estos inconvenientes. 

 

Mejores consejos para gestionar documentos con SharePoint de Office 365

SharePoint es la herramienta de colaboración y gestión de documentos que permite a las organizaciones compartir información y colaborar en proyectos. Los usuarios pueden subir y almacenar documentos, así como crear y compartir bibliotecas. También ofrece una amplia gama de funciones de administración, seguridad y control de acceso que permiten a las organizaciones controlar quién puede acceder a qué información.

En definitiva, puede utilizarse como un lugar seguro donde almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo, así como acceder a ella

A continuación, hemos recopilado una serie de consejos para la gestión documental en Microsoft:

  • Define tus objetivos y necesidades

Antes de empezar a utilizar un gestión documental debes tener claro qué es lo que quieres lograr y qué necesitas para hacerlo. Toma el tiempo necesario para analizar tus procesos y determinar qué es lo que necesitas mejorar.

  • Identifica qué usuarios utilizarán el sistema

Empleados, clientes u otros usuarios externos. Piensa cuáles son sus necesidades y expectativas, y asegúrate de comprenderlas con todo lujo de detalles.

  • Considera el coste

El precio no debe ser el único factor a determinar, pero es importante en el momento de elegir un sistema de gestión documental. Asegúrate de tener un presupuesto claro antes de empezar a buscar,

  • Evalúa las características

Piensa qué funcionalidades necesitas de este sistema, qué características te gustaría tener y asegúrate de evaluarlas antes de tomar una decisión.

  • Considera la facilidad de uso

Comprueba si el sistema de gestión documental es fácil de usar para todos los usuarios y si requiere una curva de aprendizaje.

  • Evalúa el soporte

Es importante verificar si el programa ofrece soporte técnico, si está disponible las 24 horas del día los 7 días de la semana.

  • Considera la compatibilidad

Pregúntate si es compatible con tu sistema operativo y con tus aplicaciones existentes.

  • Evalúa la seguridad

Comprueba si garantiza un nivel adecuado de seguridad, así como si cumple las normas y regulaciones aplicables.

  • Ten en cuenta el desempeño

Es decir, si se ejecutará de forma eficiente en tu sistema, si se cargará o si funcionará de manera rápida y fluida, etc.

  • Pide referencias

¿Conoces a alguien que ya use el sistema? ¿Pueden recomendarte? Asegúrate de pedir referencias siempre que sea posible antes de seleccionarlo.

  • Considera el tamaño de la empresa

Antes de elegir un sistema de gestión documental, es importante considerar el tamaño y la complejidad de la organización. Si esta es grande y tiene una gran cantidad de documentos, es importante elegir un programa que pueda manejar ese volumen. 

  • Integración con otros sistemas

Asegúrate de que el sistema seleccionado puede integrarse con otros programas de la empresa, como el sistema de gestión de contenido (CMS) o el sistema de gestión de relación con el cliente (CRM).

  • Interacción en los distintos apartamentos

La aplicación debe contar con la interacción de todos los departamentos de la empresa.

Si alguno de estos consejos te genera dudas o crees que nos hemos dejado algo en el tintero, no dudes en contactar a uno de nuestros expertos en gestión empresarial

  • Asegúrate de que todos los documentos estén correctamente etiquetados y clasificados

Y además de eso, asegúrate también de que todos los documentos se encuentran en el mismo formato y son fáciles de buscar. Utiliza la función de búsqueda avanzada de Microsoft para encontrar documentos específicos.

Soluciones como Microsoft Dynamics NAV van más allá de los límites del software de gestión empresarial básico. Contiene todas las funcionalidades necesarias para administrar tu negocio y facilitar el trabajo de tus empleados, desde la gestión de documentos hasta el marketing y las ventas.



No pierdas tiempo en la toma de decisiones empresariales

Las empresas no tienen tiempo que perder. No pueden tardar demasiado en tomar decisiones, por lo que cada vez exigen más opciones digitales. La gestión documental de Microsoft es una opción ideal para reducir el tiempo de respuesta en la búsqueda de un documento específico.

Pocas cosas son tan importantes en la empresa como una buena toma de decisiones, ya que afecta al rumbo de la misma. Si se toman decisiones equivocadas, el negocio puede verse afectado negativamente. Si se toman decisiones acertadas, la empresa puede prosperar. Por tanto, es fundamental tomarse el tiempo necesario para analizar todas las opciones y tomar la decisión que mejor se ajuste a los objetivos de la organización. 

¿Necesitas controlar y administrar una gran cantidad de documentos? ¿Compartes información con otras personas de forma segura y eficiente? ¿Tus tareas requieren la indexación y la búsqueda de documentos de forma ágil y rápida?

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