En este nuevo artículo de nuestro blog sobre actualidad ERP analizamos cómo cambiar de ERP y el desafío que supone la migración de datos con éxito.
Cuando llevamos varios ejercicios trabajando codo con codo con nuestro actual sistema de gestión, llegamos al convencimiento de que nuestro actual ERP ha estado proporcionando un importante servicio a nuestra organización durante todo este tiempo. Pero a medida que nuestras empresas crecen y/o evolucionan (o lo hace nuestro entorno), vamos cayendo en la cuenta de que se acerca el momento de cambiar de ERP hacia una solución más eficiente y moderna. Como factor externo, pueden producirse avances en tecnologías anexas, y nos viene a la memoria el fenómeno del IoT, la integración de procesos o, sin ir más lejos, Business Intelligence.
Este cambio no es en absoluto trivial para muchos departamentos de nuestras empresas, y uno de los desafíos más importantes a la hora de cambiar de ERP es la migración de datos al nuevo sistema. La instalación de la nueva solución es sólo un paso del proceso; nuestras bases de datos también tienen que ser trasladadas a la solución, y esto puede provocar importantes desviaciones, tanto en nuestros presupuestos como en los tiempos de implantación del nuevo sistema. “Time is money” y, en este caso, puede suponer “mucho money”.
De este modo… ¿Qué puede significar la migración de datos al cambiar de ERP? ¿Por qué es tan importante y qué se puede esperar cuando hablamos de dicha transferencia de datos?
¿Qué es la migración de datos? La migración de datos es el proceso de trasladar los datos existentes de nuestro sistema actual al nuevo sistema. Efectivamente, la definición es algo trivial, pero en este artículo vamos a incidir en la importancia del mismo y dar algunas recomendaciones de los puntos en los que debemos poner foco.
¿Por qué es importante la migración de datos al cambiar de ERP?
Con el paso del tiempo, todas las empresas han empleado una importante cantidad de esfuerzo y recursos en recopilar, mapear y organizar los datos de su negocio. Algo vital cuando estamos hablando de organizaciones de medio e incluso pequeño tamaño que no cuentan con gran margen en sus presupuestos y que día a día van construyendo sistemas de almacenamiento de datos basados en carpetas y repositorios.
Y cuando dichos sistemas ya no son suficientes, cuando el retorno de la inversión (ROI) a realizar en ellos ya no es positivo, nos encontramos en el momento preciso para pensar seriamente en cambiar de ERP, sustituir el actual por un modelo más nuevo, más resolutivo y eficiente que pueda satisfacer nuestras necesidades tanto de negocio como de procesos.
Cuando se va a reemplazar el sistema existente por un nuevo ERP, nuestros datos -que son el activo empresarial más importante de nuestra organización- deben permanecer siempre a buen recaudo. Una buena migración de datos al cambiar de ERP debe centrarse en la reducción del riesgo, de los costes operativos y en la mejora de la calidad de los datos. Así mismo, debe reforzar los recursos de nuestra organización y garantizar la integridad de dichos datos después de la migración al nuevo sistema.
Migración de datos desde el sistema actual
Como expertos en soluciones ERP, nuestra percepción en lo referente a las migraciones de datos desde un sistema antiguo a uno actual es que esta tarea reviste de gran complejidad y resulta muy costosa desde el punto de vista económico y cronológico. Debemos mapear y dar formato a enormes cantidades de datos que pertenecen a varias tablas de bases de datos y determinar correctamente los campos en el nuevo sistema de gestión. Sin embargo, y afortunadamente, a día de hoy la migración de datos desde los sistemas más antiguos a los de Microsoft Dynamics se puede realizar con bastante facilidad utilizando un motor de indización de texto avanzado. Es algo en lo que Microsoft ha puesto especial foco ya que supone una gran ventaja para nuestros clientes en términos de riesgo, de fiabilidad del dato y, obviamente, de recursos y coste global de la implementación.
Migración de otros tipos de datos (Imágenes, sistemas de workflow)
En el caso particular de los datos en formato imagen, estos a menudo son guardados y diseminados a través de numerosas tablas y campos.
A diferencia de una migración de datos estándar de un ERP, donde el objetivo principal es tener acceso a éstos mediante informes estándar, en este caso las migraciones se centran en la posibilidad de acceder a los actuales archivos de imágenes cuando disponer de los datos en formato reporte no es posible.
Este proceso es mucho más complejo, ya que requiere que cada campo de datos sea asignado a los campos correspondientes en el nuevo sistema. Debemos tomarnos nuestro tiempo en determinar dónde residen los datos, ya que la mayoría de los nombres de tabla y de campo no son descriptivos. Y no olvidemos que el cifrado también puede ser un problema, ya que algunos de los datos o de los actuales archivos de imagen pueden estar encriptados.
¿Cómo prepararnos para una migración de datos al cambiar de ERP?
No debemos lanzarnos a una migración de datos sin una planificación exhaustiva. Y para ello debemos ser conscientes de nuestra estructura actual de datos y la relevancia de la información que necesitamos.
Muchas veces pensamos que, con sólo pulsar un botón, se pueden mover todos los datos existentes desde nuestro antiguo sistema a nuestro reluciente y nuevo Microsoft Dynamics ERP, pero esto no necesariamente tiene por qué ser así. Hay pasos específicos que debemos realizar para limpiar, corregir y mover nuestros datos a un nuevo sistema.
Como ya hemos expuesto con anterioridad, mover absolutamente todos los datos de nuestra empresa suele ser causa de exceso presupuestario y retraso en la implementación, por lo que debemos realizar un esfuerzo importante en la selección de datos a migrar.
¿Podemos prescindir de una parte de nuestros datos? Frecuentemente nos encontramos con entidades a las que responder afirmativamente a esta pregunta no les parece una buena opción. Optan por continuar con su antiguo sistema para albergar los datos históricos, mientras paralelamente realizan la implantación de su nueva solución ERP. Y la experiencia nos dice que esto no es rentable para la empresa ni operativo para los empleados, que se obligan a mantener el conocimiento del sistema antiguo y capacitarse sobre la nueva solución ERP.
Cómo afrontar la migración de datos con éxito al cambiar de ERP: conclusión
Tomemos conciencia de la importancia de realizar una buena selección del dato a migrar, identifiquemos lo importante y, de este modo, optimizaremos el coste y el tiempo de implementación.
