Seguimos con nuestra serie de artículos sobre software ERP. A principios de 2011 empezaba a ser obvio que el mercado de software de gestión se estaba moviendo hacia un modelo de suscripción. Y hoy en día es ya imprescindible disponer de una oferta de suscripción para los clientes en los que realizamos despliegues basados en las últimas soluciones ERP, con el modelo de suscripción en Dynamics NAV como punta de lanza.
Suscripciones y actualizaciones en Microsoft Dynamics NAV
Ya en 2013 fue cuando Microsoft lanzó su primer modelo de suscripción en Dynamics NAV, convirtiéndose en una poderosa oportunidad para Microsoft y sus socios a la hora de incorporar nuevos clientes que apostaban por la nube o por ERPs basados en suscripción.
El modelo de suscripción, especialmente en combinación con un alojamiento en nube, acarrea ciertas implicaciones y expectativas en lo que a actualizaciones de versiones se refiere.
Y, antes de proseguir, debemos tener claro que existen dos tipos de actualizaciones: las “menores” dentro de una misma versión (las motivadas por resolución de fallos, por razones de carácter normativo o legal, o las mejoras que quiera libremente incorporar el fabricante), de tal forma que todas ellas están amparadas en los contratos de mantenimiento. Por otro lado, tenemos las “mayores”, que suponen mejoras significativas con un importante desarrollo por detrás. Es por ello que existe Dynamics NAV 2009, 2013, o 2016, por citar algunas ediciones.
Aclarado esto, los clientes que han optado por un modelo de suscripción en Dynamics NAV pueden encontrar en él un excelente sistema de actualizaciones de versiones, congruente con su enfoque en cuanto a inversiones en sistemas. Es cada vez más común encontrarnos con que el cliente espera que las actualizaciones de versiones de software sean parte del soporte continuado o que, al menos, se considere como una complementariedad incremental en el mismo. No nos referimos a las actualizaciones “menores”, sino cuando se cambia de versión, conocida como upgrade.
¿Qué es una suscripción de upgrade y cómo puede complementar una solución de pago por uso?
En el nivel más básico, una suscripción de upgrade, como las ofrecidas por los partners de Dynamics NAV (antes conocido como Navision), es un fantástico medio para fijar el precio del soporte de las suscripciones de sus clientes en el futuro.
Por lo general, para nuestros clientes que han adquirido sus licencias en propiedad, el precio de actualización a una nueva versión de NAV tiene dos componentes:
- Actualización técnica
- Implementación de la actualización
Actualización Técnica
La actualización técnica comprende los trabajos y herramientas que nos ayudan a preparar el sistema del cliente. Estas herramientas pueden ser desarrolladas internamente o por parte del proveedor del sistema.
Los entregables de una suscripción de upgrade son los siguientes:
- Nueva estructura de objetos (formato de archivo FOB).
- Herramientas para llevar a cabo la migración de datos de la base de datos de prueba (incluyendo Kit de herramientas de upgrade de Microsoft u otras herramientas de migración de datos).
- Copia de seguridad de la base de datos de prueba.
- Directrices que nos guíen a través del proceso de upgrade de la aplicación y el proceso de migración de datos, así como un listado de asuntos que el partner determine que deben resolverse.
Implementación de la actualización
Un proyecto de upgrade tradicional es muy difícil de acotar en términos de tiempo, esfuerzo y presupuesto. Y una de las principales razones de los dolores de cabeza provocados por esto ha sido el tiempo entre actualizaciones. Esperar tres, cinco años, o más entre actualizaciones conlleva un trabajo extra que desanima a nuestros clientes debido al esfuerzo que deben volver a hacer. Por ello, decantarse al modelo de suscripción de upgrades conllevará a actualizaciones más frecuentes que se alinean perfectamente con la mentalidad de renovación y actualización de la propia empresa y cuyo esfuerzo va quedando diluido en una tarea constante y de menor esfuerzo.
Nuestra experiencia nos dicta que un enfoque de suscripción induce a nuestros clientes a la realización de pequeñas mejoras cíclicas que se alinean de una manera mucho más natural con la cadencia de actualizaciones de software ERP de Microsoft.
Para los clientes que están adquiriendo licencia de suscripción de Microsoft, una suscripción de actualización es una manera fácil de obtener un precio de pay-as-you-go para las versiones actuales y futuras. A través de la utilización de este servicio, los clientes pueden calcular rápidamente y con precisión el coste anual de la solución de negocio, especialmente si han optado por un modelo de IaaS (Infraestructura as a Service -Nube-).
Tendencia a futuro
Las actualizaciones, inexcusablemente, deben representar una inversión en tiempo y coste mucho más asequible para el cliente, de forma que les permita animarse a permanecer “al día” en lo que a tecnología se refiere, actualizando sus herramientas de forma constante. Microsoft está lanzando cada vez más herramientas para facilitar el upgrade, con el objetivo de disminuir el esfuerzo y que nuestros clientes “automaticen” los procesos, integrando mantenimiento y actualizaciones.
Los precios de los upgrades han ido disminuyendo año tras año. Los implantadores vamos desarrollando herramientas que nos permitan una semi-automatización de las actualizaciones, para que los módulos no requieran tanto trabajo y disminuir así los costes de una actualización. éste es el camino a seguir para universalizar herramientas tan completas como Navision y, desde luego, el modelo de suscripción en Dynamics NAV y la mejora tecnológica contribuirán a su adopción por las empresas.
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