Alrededor del 11% de los recursos empresariales se desperdician por una mala gestión de proyectos, y menos de la mitad de estos se completan dentro del presupuesto. ¿Cómo podemos mejorar esta situación?
En el mundo empresarial, la gestión de procesos y proyectos se ha convertido en un elemento fundamental para el éxito de cualquier organización. En este contexto, contar con herramientas de gestión empresarial adecuadas puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
En este artículo, hablamos de soluciones de gestión empresarial que pueden ayudarte a impulsar la productividad, mejorar el trabajo colaborativo, gestionar datos en tiempo real e impulsar tus ventas, entre otras cosas.
¡Te lo contamos en detalle a continuación!
¿Qué es la gestión de procesos y proyectos empresariales?
Se refiere a la administración y supervisión de todas las tareas y procesos relacionados con un proyecto, desde su concepción hasta su finalización. Este enfoque se centra en la optimización de los procesos para maximizar la eficiencia y la productividad, y garantizar que los proyectos se entreguen a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad esperada.
En el siguiente párrafo, te contamos más detalles. ¡Sigue leyendo!
4 soluciones de gestión de procesos empresariales
Existen diversas herramientas de gestión empresarial que pueden ayudar a tu negocio a lograr sus objetivos. A continuación, describimos algunas de las más populares:
- Gestión empresarial: Software ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) es un sistema de gestión empresarial que centraliza la información y automatiza los procesos empresariales clave, como la gestión de inventario, las finanzas, los recursos humanos y la producción. Este tipo de soluciones son especialmente útiles para empresas que operan en múltiples ubicaciones o que tienen complejos procesos de producción.
Un ejemplo de software ERP completo es Microsoft Dynamics 365 Business Central, con el que obtener una mayor visión y control de la empresa para mejorar la rentabilidad y la tesorería.
- Caso de uso del software ERP
Imaginemos una empresa manufacturera que produce y vende muebles. Esta empresa podría utilizar un sistema ERP para optimizar sus procesos empresariales clave en distintos departamentos:
- Área de producción: El sistema le permitiría optimizar la planificación y el seguimiento de la producción de muebles, asegurando que se cumplen los plazos y que los materiales y recursos estén disponibles. Además, el departamento de producción puede utilizar el sistema de ERP para automatizar la gestión de inventario y asegurarse de que los materiales necesarios para la producción estén siempre disponibles.
- Área de ventas: El ERP puede ayudar al departamento de ventas a realizar un seguimiento de los clientes y pedidos (desde el momento en que se reciben hasta la entrega de los productos), generar informes de ventas y ofrecer una vista detallada del estado de los pedidos, lo que permite a los vendedores responder rápidamente a cualquier problema o retraso.
- Área de finanzas: El ERP puede integrarse con los sistemas contables de la empresa, lo que permite una gestión más eficiente de las facturas, los pagos y las cuentas por cobrar. Además, el departamento de finanzas puede utilizar el sistema para generar informes financieros precisos y detallados.
- Área de recursos humanos: El sistema puede ayudar a este departamento a gestionar las nóminas, los beneficios y la formación de los empleados, lo que garantiza una gestión eficiente y precisa de los recursos humanos de la empresa.
En general, el uso de un sistema ERP facilita la optimización y la gestión de los procesos empresariales en todos los departamentos, desde la producción hasta la contabilidad, lo que se traduce en una mayor eficiencia, productividad y rentabilidad.
- Marketing y ventas: Software CRM
Las soluciones de Customer Relationship Management (CRM) ayudan a las empresas a automatizar y optimizar los procesos de ventas y marketing, lo que les permite mejorar la relación con los clientes y aumentar las ventas. Estas herramientas son especialmente útiles para empresas que desean mejorar su eficacia en la generación de leads y en la conversión de clientes potenciales en clientes reales. Además, pone al cliente en el centro del negocio, de manera que si optimizas la atención que les ofreces, también maximizar el beneficio mutuo.
Microsoft Dynamics CRM es un ejemplo de solución CRM para gestionar de forma impecable las relaciones con clientes, impulsar las ventas y el retorno del marketing.
- Caso de uso de software CRM
Imaginemos que el área de marketing y ventas de una empresa desea implementar un software CRM para mejorar la gestión de sus procesos.
Con el uso del software CRM, la empresa podrá registrar y almacenar información sobre sus clientes y prospectos, incluyendo datos de contacto, historial y preferencias de compra. Además, el software permitirá automatizar la gestión de ventas y seguimiento de los clientes potenciales a lo largo del ciclo de ventas.
Por ejemplo, cuando un cliente potencial visita el sitio web de la empresa y completa un formulario de contacto, el software CRM puede enviar automáticamente un correo electrónico de seguimiento para ofrecer información adicional o programar una llamada por parte de un representante de ventas.
Además, el software CRM puede ayudar a la empresa a realizar campañas de marketing más efectivas al permitir la segmentación de la base de datos de clientes y prospectos, lo que permitirá enviar mensajes específicos y personalizados a cada segmento.
- Business Intelligence: Power BI
Las soluciones de BI ayudan a las empresas a analizar y visualizar grandes conjuntos de datos para tomar decisiones informadas. Estas herramientas son especialmente útiles para empresas que desean mejorar su toma de decisiones basada en datos y que desean comprender mejor a sus clientes y el mercado.
Microsoft Power BI es una solución que convierte datos en información de valor y permite ser más ágil, posicionarse mejor y ganar cuota de mercado.
- Caso de uso de Power BI
Imaginemos que una empresa de retail desea utilizar Power Business Intelligence (Power BI) para mejorar su toma de decisiones y optimizar sus procesos.
Por un lado, la compañía podrá visualizar y analizar grandes conjuntos de datos de manera rápida y eficiente. Por ejemplo, la empresa podría utilizar Power BI para analizar las ventas por categoría de producto, región geográfica y periodo de tiempo. Esto permitiría identificar rápidamente las tendencias y oportunidades de venta, y tomar decisiones informadas en función de los datos.
Además, también podría utilizar Power BI para crear informes y cuadros de mando personalizados para diferentes departamentos, como ventas, marketing y finanzas. De esta manera, cada departamento tendría acceso a la información relevante de manera rápida y sencilla, lo que permitiría tomar decisiones más informadas y estratégicas.
Por ejemplo, el departamento de marketing podría utilizar Power BI para analizar las respuestas a las campañas publicitarias en redes sociales, lo que permitiría identificar las campañas más exitosas y ajustar las estrategias de marketing en consecuencia.
Colaboración y productividad: Cloud
Las soluciones on cloud ofrecen herramientas en línea para la gestión de procesos y proyectos, colaboración y comunicación en equipo. Las soluciones on cloud para mejorar la productividad y la colaboración son especialmente útiles para empresas con equipos remotos o distribuidos geográficamente.
Microsoft Office 365 es un claro ejemplo de solución en la nube con la que las empresas impulsan la productividad, colaboración y comunicación de los empleados. Si quieres mejorar la eficiencia y aumentar tu productividad con las aplicaciones de Office 365, solicita más información a través de nuestro formulario de contacto.
- Caso de uso de Microsoft Office 365
Supongamos que una empresa de servicios financieros desea utilizar Microsoft Office 365 y la nube para mejorar la colaboración y productividad de sus empleados. Podría utilizar aplicaciones en la nube como Word, Excel y PowerPoint, entre muchas otras, para crear y compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones en tiempo real. Esto permitiría a los empleados trabajar juntos de manera más eficiente y reducir el tiempo que se tarda en enviar documentos de un departamento a otro.
Además, la empresa podría utilizar el almacenamiento en la nube para compartir y almacenar archivos importantes de manera segura y accesible en cualquier momento y lugar. Por ejemplo, los empleados podrían acceder a los archivos de clientes desde cualquier dispositivo con conexión a internet, lo que permitiría tomar decisiones más informadas y rápidas en función de los datos.
Por último, la empresa podría utilizar herramientas de colaboración en tiempo real, como Microsoft Teams, para realizar reuniones virtuales y mantener a los empleados conectados, sin importar la ubicación geográfica. Esto permitiría mejorar la comunicación y la colaboración en general, lo que podría llevar a una mayor productividad y satisfacción de los empleados.
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Retomando la pregunta del inicio sobre cuál es el papel de las herramientas de gestión en los procesos empresariales, concluimos algunas cosas:
- Son fundamentales para el éxito de los proyectos y procesos, ya que permiten una mayor eficiencia en la planificación, seguimiento y control de las actividades.
- Facilitan la comunicación entre los miembros del equipo, permiten la asignación de tareas y responsabilidades, y proporcionan una visión global del proyecto o proceso en tiempo real.
- Permiten la identificación temprana de problemas y la toma de decisiones basadas en datos, lo que puede ayudar a evitar retrasos y errores costosos.
En resumen, el uso adecuado de las herramientas de gestión es esencial para la optimización de los recursos y la mejora de la productividad en las empresas.
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A veces, lo que sucede cuando se implementan nuevas soluciones de gestión empresarial junto con la integración de los procesos en los distintos departamentos es que los clientes necesitan hacer una integración con los sistemas de gestión de la información.
Es en este punto donde se deja entrever la calidad del ERP seleccionado. En Conasa, disponemos de una solución completa adaptada a las expectativas de cada cliente, dado que hemos integrado soluciones de software ERP flexibles, potentes y capacitadas para unificar elementos de terceros.
Más que un software ERP, Microsoft Dynamics Business Central es la suma de tecnología, cualificación del proveedor, aprovechamiento de la tecnología y maximización de los procesos operativos de la industria.
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