El objetivo final del software ERP en una empresa es ayudar a los trabajadores a realizar su tarea de forma más eficiente. Y la mejor forma de conseguirlo es rompiendo las barreras entre los departamentos. ¿Te gustaría tener una visión global y a tiempo real de todo lo que sucede en tu empresa?
¡Bienvenido al post en el que descubrirás qué es un ERP, cómo utilizarlo y cuáles son sus ventajas!
Qué es un ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) o Planificación de Recursos Empresariales es un conjunto de sistemas de información que posibilita la integración de las operaciones de una empresa. Algunas de estas actividades son las relacionadas con la logística, la producción, el inventario, los envíos, los recursos humanos, la gestión de la relación con los clientes y la contabilidad. El programa funciona de forma integrada, a pesar de que pueda tener menús modulares, y consiste en un único sistema de acceso a una base de datos centralizada.
Un buen software ERP integrará todas estas y otras necesidades en un solo programa para optimizar tu tiempo, tus recursos y tu dinero. El programa unifica tareas o actividades que normalmente se realizan en distintos departamentos de una empresa, permitiendo que el área de contabilidad y comercial, por ejemplo, puedan acceder a la misma información y tomar mejores decisiones respecto a datos en tiempo real.
La sincronización entre áreas permite procesar y preparar los pedidos de la empresa con mayor rapidez o tener mayor fluidez en contabilidad.
8 ejemplos de cómo usar ERP en una empresa
Pensar en la implementación de un ERP es como plantearse la automatización de procesos vitales para todo negocio, como las ventas o la gestión de pedidos. Además, hace posible la omnicanalidad para realizar la facturación, lo que mejora la comunicación con el cliente.
Dicho esto, no queremos robarte más tiempo. Te presentamos algunos casos de uso de ERP en una empresa que posiblemente no conozcas:
- Inventario
Como sabrás, el inventario es una lista ordenada de bienes que pertenecen a la empresa, así como una relación detallada entre ellos. Con la ayuda de un software de gestión es posible cuantificar los objetivos de stock y hacer seguimiento de los artículos en el almacén. De esta forma, puedes conocer tu inventario real, aumentar las ventas y la confianza del cliente, reducir el coste en almacén y el tiempo de manejo de inventarios, así como incrementar su precisión.
- Compras
El software ERP en el departamento de compras permite automatizar las adquisiciones en función de las necesidades del inventario. De esta forma, facilita las labores del área de compra a la hora de identificar las necesidades o problemas del negocio para satisfacer al cliente. No solo mejora el trabajo del equipo de compras, sino que aporta flexibilidad y autonomía al almacén, además de una toma de decisiones más ágil.
- Finanzas
El ERP facilita el capital empresarial a partir de una visión panorámica de la tesorería de la empresa. No solo facilita la toma de decisiones o permite trabajar en distintas divisas, sino que disminuye los errores, facilita la generación de informes, el diagnóstico de la situación financiera y la integración con el resto de áreas de la empresa. El área financiera es esencial en cualquier negocio, y muchas veces se ve limitada por la capacidad humana. ¡Dale el impulso que necesita con un ERP y garantiza la continuidad!
- Recursos humanos
Al usar un software especializado para la gestión de los empleados, las nóminas y los perfiles laborales, mejora la productividad y el talento en la empresa, la seguridad en el tratamiento de datos, la fluidez de la comunicación y el control de los empleados. Este sistema simplifica los procesos y libera tiempo para ocuparlo en otras tareas.
- CRM
Se refiere a la gestión de las relaciones con los clientes para poder anticiparte a sus necesidades, conocer sus preferencias e intereses. Podrás visualizar las oportunidades gracias a la automatización. Combinar CRM y ERP aporta grandes ventajas para la empresa: conocimiento absoluto de la facturación y la venta, actualización instantánea de los datos, mayor seguridad y acciones más personalizadas con los clientes.
- Ventas
La presencia del sistema ERP en empresas permite optimizar el flujo de ventas, desde la creación de presupuestos hasta la propia gestión de la facturación y los pedidos. De esta forma, aumenta la productividad y se administran fácilmente las ventas. Al unificar ventas y marketing, se gestionan los flujos de trabajo con mayor agilidad y eficacia.
- Fabricación
En el área de producción, el software ERP facilita el proceso, desde la propia planificación, hasta el pronóstico de las ventas y la monitorización diaria de la fabricación. En cualquier caso, puede estar integrado con el módulo de inventario.
- Cumplimiento
Todo puede ser más fácil de lo que crees, incluido el cumplimiento de tu empresa con las regulaciones de la industria. Gracias al ERP, se cumple automáticamente con la legislación, las medidas de seguridad y los requisitos de documentación necesarios.
Hasta aquí, todo claro, pero ¿cómo funciona el software de gestión empresarial entre departamentos a la hora de la verdad? Para explicártelo, hemos creado un caso ficticio, pero totalmente aplicable a la realidad. ¡Ahí va!
- Caso de uso en una fábrica de sillas
Antes de implementar el software ERP en la empresa:
Esta fábrica de sillas es un negocio tradicional que funciona desde hace más de 40 años para hacer sus productos con la mayor calidad posible. Por un lado, crea sillas de plástico apilables, y por otro, sillas de madera rústicas. Las primeras se fabrican en una línea de producción fija y bajo pedido específico, además de poder ser personalizadas. Las segundas, sin embargo, se fabrican en una línea de producción totalmente artesanal que requiere días de preparación. Se distribuyen a un grupo heterogéneo y poco estable de clientes.
La fábrica de sillas cuenta con un equipo de 60 personas, entre producción, comerciales, administración, contabilidad, marketing y dirección. Cuando un cliente quiere hacer un pedido, se descarga un formulario de la web, lo rellena y lo envía por fax. O, directamente, hace una llamada telefónica. Cuando la empresa lo recibe, se escanea y se envía a fábrica para su tramitación. Allí se comprueba el tipo de pedido y se comunica a los distintos departamentos (boca a boca) la fecha de producción para emisión de factura y entrega. El departamento comercial lo comunica al cliente y se confirma el pedido.
En definitiva, el cliente, los proveedores o cualquier personal de la empresa necesitan atravesar un laberinto de comunicaciones. ¿Cuánto tiempo, esfuerzo y dinero pierden mientras la competencia gana territorio?
Después de implementar un software ERP en la empresa:
Tras decidir la contratación de un software de gestión empresarial a través de un partner tecnológico de confianza, todo cambia:
- El cliente realiza su pedido directamente en la web.
- La web le indica la fecha de entrega, el tipo de producto y las posibilidades de personalización.
- Con estos datos, el departamento financiero conoce el pago del cliente y el estado de facturación.
- Producción conoce en un solo clic todo lo que necesita para hacer cada pedido de sillas (si está en fabricación, stock, etc.).
- El departamento comercial identifica nuevas oportunidades de negocio y controla todas las ventas con facilidad.
- La comunicación no tiene intermediarios.
¡Listos para trabajar!
Las ventajas del ERP en empresas
Ahora que ya sabes cómo funciona el software de gestión empresarial, es el momento de recopilar todas las ventajas en la empresa:
- Solución de incidencias de forma proactiva.
- Generación de mejoras constantes.
- Mejor comunicación entre departamentos.
- Reducción de los costos y del riesgo financiero.
- Optimización de los procesos de gestión.
- Automatización de tareas.
- Mayor rentabilidad a largo plazo.
- Mejora el proceso de toma de decisiones.
- Mayor control y trazabilidad.
- Mayor eficiencia operativa.
- Modularidad y escalabilidad.
- Seguridad en los datos.
- Se evitan duplicidades.
- Adaptación a las necesidades específicas de cada empresa y cliente.
- Integración con proveedores y clientes.
¿Estás preparado para dar el salto que tu empresa necesita? Cuéntanos tus dudas.
