Y como esta, otras tantas preguntas. ¿Qué es un ERP? ¿Cuáles son los retos que debe cubrir? ¿Qué otras herramientas pueden ayudarte con la gestión?
Venga, vamos a definir el software ERP para grandes empresas y a hablarte del más recomendado en 2021. Ya va siendo hora de dejar claros algunos conceptos.
¡Empezamos!
¿Qué es un sistema ERP para grandes empresas?
ERP (Enterprise Resource Planning) es un software capacitado para integrar la información que procede de diferentes áreas o departamentos empresariales para agilizar su tránsito en la empresa. Además, también permite tomar decisiones sobre una base mucho más sólida y consistente. Este sistema de planificación de recursos empresariales se encarga de las operaciones internas de la compañía, desde la distribución, hasta la producción y los recursos humanos.
A medida que las empresas van creciendo, aumentando su cartera de clientes, el número de empleados y departamentos, también se incrementa la cantidad de datos que manejan. Por tanto, cada vez se hace más necesario contar con un software que permita gestionar el día a día. ¡Necesito un ERP!
Y lo necesitas antes de que sea demasiado tarde. Por eso, es importante estar atentos a las señales o indicios que nos permiten intuir que este momento está llegando a nuestra empresa.
¡Ahí van!
5 señales inequívocas de que necesitas un sistema ERP
Te invitamos a comprobar si estos indicios existen en tu empresa. Toma nota, ponte cómodo y tómate el tiempo necesario para descubrirlo:
- Varios software para distintos procesos de gestión. ¿Por qué tener 5 sistemas pudiendo administrar todas las áreas de tu empresa desde un solo software?
Piensa en cómo están registrando y procesando sus tareas los empleados de la empresa, si utilizan diferentes programas para gestionar los cobros, cuántos procesos se realizan de forma manual, si almacenan los datos en sistemas seguros, cómo hacen seguimiento de los envíos, etc. Si se utilizan varios programas por separado, tu negocio puede presentar problemas de descontrol y desorganización, así como una mayor pérdida de tiempo, dinero y esfuerzo.
- Dificultades para acceder a la información. ¡Los datos son el principal activo de tu empresa!
Si tienes dificultades para acceder a la información de tu empresa, algo no funciona bien. Además, el problema será más grave a medida que crezca la organización. ¿Qué le responderías a alguien si te preguntase cuál ha sido tu promedio de ventas en el último año? ¿Encontrarás rápidamente esa información? ¿O tendrías que ponerte a reunir papeles y hacer cálculos manualmente? Esta podría ser una tarea muy larga. Con el ERP, el acceso es inmediato.
- Inviertes demasiado tiempo en la contabilidad de la empresa. ¡Enfócate en ser productivo y no en estar ocupado!
El tiempo es el bien más preciado con el que cuenta el ser humano. No es reembolsable, así que debes utilizarlo con intención. Si tu departamento de contabilidad trabaja con facturas manuales, órdenes de venta en papel y una larga jornada introduciendo datos manualmente, deberías considerar la implantación de un ERP. ¿Sabías que todas las tareas de contabilidad podrían ser gestionadas en un instante? El departamento será mucho más productivo.
- Utilizas un sistema de gestión muy complejo. ¿De qué te sirve tener un software de gestión si la mayoría de las veces no sabes cómo utilizarlo?
Este es otro de los problemas habituales en las grandes empresas. Disponer de programas de gestión puede convertirse en tu mejor o tu peor decisión, eso depende de ti. Por eso, te recomendamos apostar por sistemas de reconocido prestigio, cuyos proveedores tengan una amplia experiencia en el sector, que permiten personalizar los sistemas, mantenerlos actualizados, contar con un soporte técnico e integrarlos fácilmente en la compañía. El ERP puede aportar las facilidades que estás buscando para responder a tus problemas presentes y futuros.
- Se han reducido las ventas. ¿Crees que la experiencia de tus clientes es mejorable?
Siempre lo es. Sobre todo, si tus clientes te están pidiendo información (estado de un pedido, disponibilidad de un producto…) y no dispones de ella. Estos datos son vitales en las operaciones comerciales, y si no puedes acceder a ellos rápidamente, el cliente no va a vivir una buena experiencia de compra con tu empresa. Y ya sabes lo que eso significa: un cliente insatisfecho es una oportunidad de venta perdida, tendrá una mala imagen de tu negocio, etc. Con un ERP, tu departamento puede acceder a la información actualizada en todo momento.
¿Tu empresa tiene problemas para gestionar las ventas y cubrir los pedidos? ¿Desconoces el estado actual del inventario de tu almacén? Muchas empresas buscan soluciones con las que mejorar su organización, pero desconocen los sistemas que necesitan para poner fin a sus problemas específicos. El ERP es una de esas herramientas fundamentales para mejorar la productividad.
¿Cómo debería ser un ERP para grandes empresas?
El camino fácil sería decir que el mejor ERP es aquel que solucione todos los inconvenientes del punto anterior, pero apostamos lo que sea a que te quedas igual.
Pues bien, el software ERP más recomendado para las grandes empresas debería presentar, como mínimo, las siguientes características:
- Tecnología-Cliente-Servidor. Si cuenta con un servidor u ordenador central en el que se almacenan los datos generados en las distintas áreas empresariales, será mucho más fácil acceder a la información en tiempo real y responder a las dudas de los clientes.
- Modularidad. El ERP debe estar organizado en módulos que se corresponden con los departamentos de la empresa. De esta forma, si tu compañía necesita gestionar un módulo determinado, no tiene por qué contratar un paquete completo.
- Tecnología abierta. Al no requerir un hardware concreto, se pueden utilizar distintos sistemas operativos, bases de datos o plataformas. Esta no es solo una característica básica, sino una ventaja vital para el buen funcionamiento del ERP.
- Automatización. Debe ser capaz de automatizar los distintos departamentos de la empresa para facilitar el trabajo, reducir costes y optimizar los procesos. La idea es aumentar la productividad y evitar muchas de las tareas que se pueden delegar en las TIC.
- Personalización. Permitirá adaptar el funcionamiento del software a las necesidades concretas de tu empresa.
- Integración. No tendría ningún sentido invertir en un software que no puede integrarse con los programas que ya utilizas en la empresa, como un CMS. La intención es que sume, no que reste.
- Base de datos común. Su objetivo en las grandes empresas es mejorar el rendimiento, así como evitar errores habituales (contabilizar dos veces una factura, por ejemplo).
La pregunta ahora es ¿qué ERP cuenta con estas características? Existen multitud de proveedores de ERP para grandes empresas, como Microsoft Dynamics NAV o SAP S/4 HANA. Son la nueva generación de ERP para grandes empresas y multinacionales enfocada en los datos simplificados, el manejo de grandes cantidades de información y el cálculo complejo.
Ahora, ya sabes por dónde empezar a buscar el ERP adecuado para tu empresa. Pregúntanos tus dudas.
