Cómo simplificar la gestión de proveedores, cumplimiento y procesos

¿Quieres dar un paso adelante en la gestión de compliance de tus proveedores? ¿Tienes dificultades para controlar el cumplimiento normativo de estos?

En este artículo, hablaremos de cómo simplificar dicha gestión, cumplimiento y procesos para facilitar el acceso de los proveedores a sus obligaciones con el contratante. Y para ello, echaremos mano del servicio gestionado de Cibernos GessCae. Te contaremos en qué consiste y cómo te ayuda a simplificar la gestión de proveedores, el cumplimiento y los procesos relacionados. ¡Sigue leyendo!

Los procesos relacionados con la gestión de proveedores

La gestión de proveedores es un proceso a través del cual una empresa desarrolla relaciones con proveedores de productos y servicios, algo que requiere ejecutar una serie de operaciones diarias:

Investigar, analizar, seleccionar y contratar proveedores, un proceso que implica evaluar diferentes proveedores en el mercado que puedan satisfacer las necesidades de la empresa.
Formalización de la relación comercial y contratación de proveedores adecuados, dejando claros los detalles sobre los productos o servicios suministrados, plazos de entrega, etc.
Mantener una buena comunicación y administración de entregas y pagos para garantizar una relación sólida.
Obtener y negociar presupuestos. Las empresas buscan obtener las mejores condiciones posibles para garantizar la rentabilidad y calidad de los productos o servicios.
Controlar el cumplimiento de las obligaciones y evaluar el desempeño para medir la eficacia de los proveedores en la entrega.

Una gestión efectiva de los procesos relacionados con los proveedores es fundamental para garantizar un flujo constante de suministros y servicios de calidad que satisfagan las necesidades de la empresa y, al mismo tiempo, mejoren su competitividad en el mercado.

Servicio integral de gestión de compliance de proveedores

GessCAE es un servicio integral de gestión de cumplimiento normativo (compliance) dirigido a proveedores que trabajan con diferentes entidades, empresas y otros contratantes. La plataforma, desarrollada por Cibernos, proporciona un canal de acceso a través del cual los proveedores pueden cumplir con sus obligaciones para el contratante y documentar el cumplimiento de los compromisos establecidos por el contratante hacia el proveedor.

Algunos ejemplos de obligaciones de compliance son: estar al corriente de pago con Hacienda y Seguridad Social, alta y seguro de todos sus trabajadores, disponibilidad de un seguro de responsabilidad civil con vigencia y coberturas según contratos. El sistema también puede gestionar el nivel o grado de subcontratación, así como otros requisitos documentales y operativos.

Además, valida la documentación aportada a través de mecanismos automáticos y con un nivel de supervisión por un gestor, puede gestionar diferentes niveles de compromiso y diferentes procesos documentales.

¿Qué empresas pueden beneficiarse de GessCAE?

GessCAE está dirigido a dos tipos de empresas:

Compañías de gran tamaño, con alto nivel de subcontratación. Entre los sectores a los que se dirige se encuentran grandes bancos, aseguradoras, operadores de telecomunicaciones, gestores de infraestructuras en las áreas de Telco, Energía y Agua, así como entidades gubernamentales.

Compañías cuya fuerza laboral se basa en autónomos. Esta categoría incluye grandes cooperativas de distribución o fabricación, compañías de vending, productoras de cine y TV, operadores logísticos y empresas de asistencia en hogar o vehículos, así como servicios técnicos de instalación y reparación.

Ten en cuenta que GessCAE permite un control detallado tanto a nivel de empresa como a nivel de trabajador y maquinaria/instalaciones. El servicio mejora el cumplimiento del proveedor y sus subcontratas, proporciona alertas de incumplimiento, elimina el trasiego de papel, y ofrece un centro de atención y soporte de incidencias personalizado para cada cliente.

Además, puede proporcionar servicios complementarios, como la facturación electrónica, homologación de proveedores y seguimiento de contratos, para mejorar aún más la gestión y el cumplimiento normativo de las empresas.

Características de GessCAE

Las características de GessCAE, el servicio gestionado para el control de la documentación requerida a los proveedores, son las siguientes:

Automatización. La plataforma permite el tratamiento digital de la documentación, lo que facilita la automatización de los procesos. Los documentos aportados por los proveedores se procesan de forma ágil.
Control Documental. GessCAE ofrece una clara identificación de los requerimientos documentales para cada caso. Esto asegura que se cumplan los requisitos establecidos y se mantenga una gestión ordenada de la documentación.
Garantía de Cumplimiento. El sistema cuenta con gestión de alertas y avisos ante incumplimientos de la documentación, ya sea por inexistencia o fin de vigencia. Esto permite tomar medidas correctivas para garantizar el cumplimiento de las obligaciones.
Normalización de Procesos. GessCAE proporciona una gestión uniforme y reglada para todos los tratamientos. Esto asegura que se sigan procesos estandarizados y coherentes en todas las operaciones.
Personalización. El servicio es fácilmente adaptable a las necesidades específicas de cada cliente. Se puede configurar para satisfacer los requerimientos particulares de cada empresa.
Gestión de Incidencias. GessCAE incluye un servicio de resolución de incidencias operativas o de procedimiento de atención a los proveedores. Esto permite abordar problemas de manera rápida y eficiente.