Sistema de gestión empresarial: qué es y por qué debes usarlo

Cuando tu empresa crece, sus funciones también, pero ¿cómo manejar y controlar todas las áreas de tu negocio? Con un software ERP (Enterprise Resource Planning) o Planificación de Recursos Empresariales. En este post, vamos a descubrir qué es, por qué debes usarlo en tu empresa y cuál es el más indicado para ti. ¡Empezamos!

 

¿Qué es y para qué sirve un sistema de gestión empresarial?

Un software ERP es un conjunto de sistemas de información que hace posible la integración de algunas operaciones de la empresa. Sobre todo, de las relacionadas con los envíos, la facturación, el inventario, la logística, la gestión de los pedidos, la producción y la contabilidad. 

¿Cómo funciona? ¡Buena pregunta! Tu empresa trabaja día a día para sacar adelante su actividad. Para ello, cuenta con diferentes áreas, desde la contabilidad y las finanzas hasta la producción y los RRHH (Recursos Humanos). Estos departamentos no pueden operar por separado, de ser así, se producirían conflictos, falta de comunicación, entregas tardías, escasa colaboración, etc. 

¡Pero que no cunda el pánico! Un software de gestión empresarial tiene todo lo que necesitas para resolver esta situación:

  • Integra todas las áreas de la organización para aumentar el control y la información de todo lo que ocurre en la compañía.
  • Relaciona el trabajo de todos los departamentos entre sí para alcanzar el equilibrio. 
  • Incluye todas las necesidades de gestión de la empresa en un solo programa con el que optimizar el tiempo, los recursos y el dinero. 
  • La sincronización entre departamentos nos permite una gestión más rápida y eficiente.
  • Tener mayor fluidez en el departamento contable y procesar los pedidos con mayor rapidez.

¿Te imaginas un sistema similar en tu empresa? No importa si lo tuyo es un negocio familiar, una empresa de servicios, una pequeña industria o una gran corporación. El ERP puede ser implementado en todas las empresas, sin importar su tamaño o sector, así como adaptado en función de las necesidades de cada una.

¡Tú también puedes trabajar con un sistema ERP!

 

7 retos que debe cubrir un ERP

El punto de unión de todo sistema de gestión empresarial es que unifica procesos y funcionalidades que, normalmente, usamos en diferentes áreas de una misma empresa. Es lo que hace que un departamento de ventas y otro de contabilidad puedan tener acceso a la misma información y tomar mejores decisiones en tiempo real. 

¿Es una oportunidad para crear sinergias y hacer que la colaboración entre departamentos funcione? La respuesta es sí.

Los retos que debe cubrir un ERP son los siguientes:

  1. Pérdida de la rentabilidad. Si tienes procesos duplicados en la empresa, la necesidad de hacer comprobaciones con otras áreas aumenta.
  2. Documentación. Muchas empresas fabrican productos que después exportan, por lo que es importante contar con el papeleo necesario. Estos datos y procesos podrían simplificarse y unificarse gracias al sistema de gestión empresarial.
  3. Controlar las materias primas. Las empresas disponen de materiales que pueden estar en depósitos de proveedores, en sus almacenes o en otros lugares. El ERP permite disponer de los datos para planificar la materia prima necesaria. En definitiva, facilita la generación automática de órdenes de compra, ajustes, etc.
  4. Errores en el inventario. Provocan una pérdida de tiempo en la cadena de fabricación. Contar con un inventario ideal es vital para hacer frente a los pedidos de los clientes.
  5. Trazabilidad. Es fundamental conocer todos los pasos que atraviesa un producto desde su fabricación hasta su entrega al consumidor final. El ERP permitirá detectar errores.
  6. Retrasos. Muchas veces, pueden producirse retrasos en el envío de pedidos, lo que resulta muy incómodo para la empresa y para el cliente.
  7. Duplicidad. ¿Por qué contar con varias fuentes de información independientes pudiendo disponer de un solo sistema centralizado? Ventas solo tendría que volcar en ella los pedidos, por lo que el resto de áreas accederían directamente a esta información para trabajar sobre ella.

En definitiva, el software de gestión empresarial permite controlar todo el proceso, desde la compra hasta la venta, pasando por la fabricación.

Eso por un lado. Por otro, están los principales desafíos de la implementación de un ERP:

  • Selección del sistema de gestión empresarial. Debes investigar y analizar previamente las características.
  • Cambios en la filosofía de la empresa. El ERP trae cambios significativos, como el nivel de responsabilidad de algunos empleados y el modelo de procesos.
  • Problemas técnicos. Los servidores y las áreas de trabajo deben ser revisadas para integrar el nuevo sistema.
  • Cambios en la mentalidad. A veces, puede resultar complicado aceptar un sistema del que no se ven las ventajas a simple vista.

¿Es la primera vez que piensas en implementar un software ERP en tu empresa? Cuéntanos tus dudas, en Conasa disponemos de todo lo que necesitas para dar el salto con seguridad.

 

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La experiencia de nuestro equipo y su alto nivel de preparación técnica te ayudan a dar el salto al software de gestión empresarial que tu negocio necesita. Te acompañamos en cada una de las fases de tu proyecto, aportando nuestro elevado grado de conocimiento y dando solución a las necesidades de tu compañía.

En definitiva, facilitamos el proceso a través de:

  • Asesoría y consultoría de negocio
  • Implantación del ERP. Desarrollamos todas las áreas necesarias para su puesta en funcionamiento (implementación, configuración, personalización, etc.).
  • Integraciones. Conexión del software ERP con otras aplicaciones de gestión y plataformas del cliente (correo, gestión documental, etc.).
  • Desarrollos a medida (programación de módulos propios o adaptación de los existentes).
  • Formación. Traslado del conocimiento de uso del software ERP al cliente para explotar sus posibilidades con autonomía.
  • SII. Adaptación de Microsoft Dynamics NAV al suministro inmediato de información del IVA (SII).

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