Cómo elegir un software ERP

¿Cómo elegir un software ERP? En cierto modo, implantar un software ERP o cambiar el ERP existente, se asemeja a un cambio de domicilio y su consiguiente mudanza ya que, en ambos casos, el proceso se realiza con la idea de no tener que repetirlo en mucho tiempo. Y es que la magnitud de la decisión es de tal consideración que nos obliga a analizar en detalle pros y contras para no errar en la elección.

En este nuevo artículo de nuestra serie sobre los ERP intentamos aportar algunas consideraciones a evaluar antes de acometer la implantación de este tipo de software.

En primer lugar, es importante entender que no todas las organizaciones necesitan el mismo ERP para la gestión de sus procesos. Variables como el sector, tamaño y naturaleza operativa de la empresa suelen ser las primeras cuestiones a considerar. Pero… ¿qué otras cuestiones hay que evaluar a la hora de elegir un software erp de gestión empresarial?

Qué evaluar al elegir un software ERP de gestión empresarial

Objetivos de negocio

Crecer en ventas a la vez que se reducen los costes en base a una mayor eficiencia en tareas y procesos redundantes, suelen ser objetivos globales comunes a todas las compañías que implantan una solución de ERP.

Sin embargo, son los objetivos particulares como necesidades sectoriales, control de la producción, internacionalización, integración con sistemas de clientes o proveedores, etcétera los que realmente al final marcan cuál es la solución más apropiada para cada una de ellas.

Necesidades

Cada organización tiene diferentes necesidades y cuellos de botella a resolver que varían en función de múltiples variables como naturaleza del sector, tamaño, cultura empresarial...

Cuando los procesos de una empresa son muy comunes, un ERP Horizontal o generalista puede ser una buena solución a tener en consideración, ya que ofrecen buena cobertura a las principales necesidades de gestión de cualquier compañía. Pero cuando las organizaciones requieren aplicar reglas de negocio específicas de su sector de actividad, un ERP vertical o sectorial suele ser la opción a tener en cuenta ya que incorpora funcionalidades específicas y las mejores prácticas aplicables dentro del sector.

Cada empresa debe analizar su actividad y descubrir (por sí misma o con ayuda de terceros) como de comunes o particulares son sus procesos y en qué tareas se corre más riesgo de perder ventaja competitiva por fallos en la gestión de la información. Una vez identificados, la compañía estará en condiciones de reaccionar en consecuencia y poner foco en evaluar sólo aquellas soluciones de ERP que sobresalen en la gestión de las necesidades identificadas, bien sean estas soluciones generalistas o de nicho.

Presupuesto a la hora de elegir un software ERP

La dotación presupuestaria con la que se cuenta suele ser el factor decisivo a la hora de implementar un software ERP u otro. Pero llegado este punto es importante no confundir coste con inversión, así como tener en cuenta que un ERP es la base sobre la que se cimientan el plan estratégico y crecimiento de una empresa durante los próximos “n” años. Y digo “n” años porque esa incógnita variará precisamente en función de la idoneidad (o no) del ERP escogido, no de su precio.

Las empresas son entes en evolución y crecer requiere invertir en consonancia al crecimiento pretendido. Bajo esta premisa, cuando se invierte en un ERP es fundamental asegurarse que estamos cubriendo las necesidades claves identificadas en origen. Pero también es importante tener cierta garantía de que el ERP escogido será capaz de atender otras nuevas que estén por llegar, aunque estas requieran de nuevas inversiones. Es vital por tanto que en el proceso de elección de ERP el producto ofrezca escalabilidad y la empresa sea capaz de encontrar el equilibrio entre la inversión a realizar en cada fase y el beneficio que se obtiene con ello.

Y es que, aunque cueste verlo, implantar un ERP es una cuestión de invertir para obtener mayor valor en el medio/largo plazo, y no tanto del precio que cuesta hoy.

Al elegir un software ERP tiene más importancia el ahorro futuro que el coste presente.

Aliado tecnológico

Otro de los factores más importantes, que muchas veces no adquiere la importancia que tiene, es la figura del partner tecnológico que lleva a cabo la implantación del ERP.

A la hora de seleccionar a ese socio de negocio es importante buscar respuesta a preguntas como ¿Qué experiencia previa tiene implantando ERP? ¿Qué sabe de mi negocio/sector? ¿Tiene entre sus clientes empresas como la mía? ¿Es capaz de adaptar o personalizar el software a mis requerimientos? ¿Me ofrece mantenimiento y soporte técnico post implantación? Respuestas con connotaciones positivas denotaran mayor compatibilidad en la relación cliente-proveedor.

Escenario futuro

En los últimos años los avances tecnológicos han introducido disrupciones muy significativas, tanto a nivel empresarial como de usuario. En poco más de una década hemos pasado de utilizar los móviles para llamar y enviar SMS, a portar auténticas computadoras de bolsillo que nos permiten hacer fotos y videos, navegar por internet, comprar todo tipo de productos y servicios, consultar información empresarial, realizar trabajos ofimáticos, mantener videoconferencias y comunicaciones avanzadas, …

En la toma de decisión al elegir un software ERP es importante analizar las garantías ofrecidas por los fabricantes a los clientes y usuarios de sus productos en relación a si la evolución de su software (también conocido como roadmap de producto) contempla este tipo de escenario tecnológico tan cambiante. En el fondo y en consonancia con lo comentados unas líneas más arriba, se trata de que las nuevas necesidades por llegar sean cubiertas por las nuevas versiones a liberar.

¿Cómo será el futuro? ¿Qué cambios a nivel de dispositivos y software veremos? ¿Cómo será tu empresa dentro de dos o cinco años? Las respuestas a estas preguntas las dejamos para los gurús y clarividentes, pero, sea cual sea la evolución por llegar, la elección de un software ERP con capacidad de adaptación y evolución futura es fundamental.

Además de lo anterior, a la hora de elegir un software ERP no estaría de más revisar:

  • Acceso a través de dispositivos móviles.
  • Experiencia previa de los usuarios.
  • Capacidades de personalización.
  • Nivel de reporting (Inteligencia de negocio).
  • Curva de aprendizaje.

En el próximo artículo de esta serie comprobaremos el papel de todos estos factores de decisión mediante una comparación de la importancia que usuarios de ERP “primerizos” y usuarios experimentados otorgan a cada uno de estos puntos.

 

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