¿Cuáles son las etapas del proceso de outsourcing?

“Pero si yo llevo años sin externalizar servicios y me va genial”

¿Seguro?

No es por poner en tela de juicio la capacidad de tu empresa, pero está demostrado que las compañías que contratan servicios outsourcing obtienen mayor rendimiento y productividad, ahorran recursos humanos y financieros, se enfocan de lleno en actividades estratégicas y decisivas, aumentan la calidad, transforman los costes fijos en costes variables, aumentan la flexibilidad empresarial, garantizan el acceso a los últimos avances tecnológicos y aumentan su competitividad. Ahí es nada, pero en la vida real, el outsourcing marca la diferencia entre empresas rentables-competitivas y empresas estancadas.

La externalización de servicios es una oferta de vanguardia en gestión empresarial, sistemas, infraestructuras, cloud y otros servicios. ¿Qué tareas podrías externalizar en tu empresa? Acompáñanos en este post y descubre cuáles son las etapas del proceso y si necesitas externalizar parte de tus servicios.

¡Empezamos!

¿Qué es outsourcing?

Seguramente, has escuchado infinitas veces este concepto, pero queremos empezar por el principio. Así que, el outsourcing es la subcontratación o externalización de servicios a un tercero para realizar una o varias tareas específicas en un periodo de tiempo determinado. En definitiva, son procesos de externalización global o parcial de funciones que anteriormente se realizaban en la propia organización. 

Por ejemplo, según una encuesta realizada en 2014, las áreas más externalizadas por las empresas eran:

• Administración o servicios generales (44,7%). Sobre todo, servicios logísticos, funciones IT.

• Producción u operaciones (31,3%). Especialmente, auxiliares de industria y procesos de operaciones.

• Comercial (24%). Sobre todo, servicios de telemarketing y ventas.

Sin embargo, en 2020, cada más las empresas que recurren a la externalización de servicios, o el outsourcing. “El 90% de las empresas que facturaron más de 12 millones externalizan sus servicios complementarios”. (Europa Press) Más de la mitad de las grandes compañías externalizan total o parcialmente los servicios de call center, entre muchos otros.  Y alrededor del 60% de las pymes tiene externalizado algún servicio, siendo 

Estos datos demuestran que la externalización sigue evolucionando y que es una parte fundamental de muchas empresas. 

7 etapas del outsourcing

Imagina que has decidido externalizar la parte comercial de tu empresa. Ahora, la promoción y el telemarketing serán desempeñados por un equipo especialista. ¿Qué fases atravesará el proyecto de decisión de outsourcing? 

Toma nota:

1. Planificación de iniciativas. Se analizan riesgos, se comunican las iniciativas dentro de la compañía, se forma el equipo, se abordan los puntos más importantes en relación con la dirección y la gestión de recursos, entre otros, se marcan los objetivos y se establecen los sistemas de control del proyecto de externalización. 
2. Implicaciones estratégicas. En esta etapa toca comprender la empresa, su visión, sus competencias, su filosofía, etc. De esta forma, se podrán determinar las áreas que se deben subcontratar y sus implicaciones en la estrategia.
3. Análisis de costes y servicios. El personal, los acuerdos con terceros y el equipamiento va a influir en los costes. Por un lado, se dedicarán menos recursos de la empresa y, por tanto, se ahorrarán costes. Pero, por otro, la contratación de servicios externalizados repercutirá en los mismos. En esta fase se deben analizar las posibles mejoras futuras que el proveedor aportará a lo largo del tiempo, así como los riesgos que pueden influir en los costes.
4. Selección de proveedores. Lo primero es seleccionar las posibles empresas proveedoras de servicios outsourcing. Después, establecer criterios de evaluación, identificar las más potenciales, analizarlas y enviar una petición. Además, esta decisión debe ser supervisada por la dirección de la compañía.
5. Negociación. Existen algunos pasos importantes en esta fase, como la claridad de los puntos a tratar con el proveedor.
6. Transición. Es hora de comunicar al equipo interno la decisión, determinar el pesonal que va a estar al tanto, verificar los planes de contingencia, los cambios que producirá esta decisión y la planificación de las operaciones. Además, hay que contar con un periodo de formación por parte del personal del proveedor.
7. Seguimiento. Nada de esto tendría sentido si no analizáramos el estado y la evolución del servicio externalizado a otras empresas. Por eso, es importante contar con un grupo de seguimiento (representantes o gestores del proveedor y directivo del departamento que recibe el servicio). Es el momento ideal para preguntarse cómo está funcionando el servicio.

¿Cómo está influyendo el proceso de outsourcing en la empresa? ¿Cuáles son los planes de mejora? ¿Con qué velocidad quieres acometer los cambios?

Piénsalo.

¿A quién están dirigidos los servicios outsourcing?

Todas las empresas, independientemente de su tamaño y sector, pueden contratar servicios o recursos externos. Están dirigidos tanto a pequeñas compañías como a grandes corporaciones, y permiten dotarlas de personal altamente calificado y valorado sin tener que aumentar los costes fijos. 

Las principales ventajas de los servicios de outsourcing son: 

• Aumentar la disponibilidad y la capacidad del departamento técnico.

• Ampliar la flexibilidad de la empresa y reducir los costes fijos.

• Acceder a técnicos expertos y aumentar la competitividad.

• Garantizar la satisfacción de los empleados y clientes con una solución rápida y ágil.

• Garantizar el servicio, asegurando la disponibilidad de los recursos y su flexibilidad. 

• Contar con personal de capacidad demostrada enfocado en nuestras tareas.

• Permite a la empresa focalizarse en su actividad principal y una mayor productividad

En Conasa, estamos convencidos de que la subcontratación de servicios a proveedores especializados garantiza el apoyo en las buenas prácticas y normativas estándares de IT, su aplicación personalizada en los distintos proyectos y servicios gestionados.

¿Y ahora qué? Ahora, encuentra un proveedor de outsourcing que se ocupe de estar siempre al tanto de tus necesidades y de tener listos los recursos necesarios, según el acuerdo sobre el servicio pactado.

¡No es magia, es outsourcing!